Szkolenia - Archiwa i Kancelaria

Archiwizacja dokumentów

Zapraszamy Państwa na szkolenie z archiwizacji dokumentów, które przybliży tematykę odnoszącą się do właściwego ewidencjonowania, przechowywania oraz archiwizowania dokumentacji w podmiotach publicznych. Każdy dokument stanowi przejaw działalności określonej jednostki. Może on powstać w ramach jej funkcjonowania, wpłynąć od innego podmiotu lub zostać po nim przejęty w drodze delegowania zadań albo zakończenia przez niego działalności. Dokumentacja w jednostkach publicznych podlega określonym procedurom w zakresie klasyfikowania, przechowywania, kwalifikacji, zabezpieczenia, czy przekazywania materiałów z archiwum zakładowego do określonych archiwów państwowych. Wiedza nabyta w ramach szkolenia pozwoli usprawnić pracę w zakresie organizacji dokumentacji publicznej, co przekłada się także na szybkość i efektywność działania samej jednostki.

Szkolenie archiwizacja dokumentów

W ramach szkolenia zostaną przedstawione podstawowe przepisy kancelaryjno-archiwalne, a także najważniejsze zasady dotyczące właściwego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Na ten system zarządzania składają się określone procedury postępowania z dokumentami dostępnymi zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumenty publiczne dotyczą często konkretnych praw i obowiązków, mają także oznaczoną wartość historyczną, co przekłada się na konieczność ich odpowiedniej selekcji oraz zabezpieczenia. Znajomość procedur pozwala podejmować właściwe czynności w zakresie przyjętego systemu zarządzania dokumentami, zarówno w przypadku tradycyjnego systemu papierowego, jak i elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD).

Najważniejsze normatywy kancelaryjno-archiwalne

Podmioty publiczne, takie jak organy państwowe, organy jednostek samorządu terytorialnego, a także państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne w związku z tworzeniem dokumentacji o charakterze archiwalnym lub niearchiwalnym są zobowiązane do podejmowania szeregu wymaganych prawem działań. Są zobligowane do prowadzenia właściwej ewidencji, odpowiedniego przechowywania, a także ochrony dokumentów przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Podmioty te działają według określonych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, na które składa się w szczególności instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt lub kwalifikator dokumentacji, a także instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt w przypadku wytwarzania dokumentacji o charakterze niearchiwalnym. Dodatkowe obowiązki są związane także z brakowaniem, czyli niszczeniem dokumentacji niearchiwalnej oraz organizacją i prowadzeniem zakładowego archiwum lub składnicy akt.

Zadania archiwum zakładowego

Sposób postępowania z dokumentem, który został wytworzony lub napłynął do podmiotu publicznego z innej jednostki, określa instrukcja kancelaryjna. Obejmuje ona wszystkie dokumenty niezależnie od sposobu ich wytworzenia, postaci oraz treści w nich zawartych. Jednolity rzeczowy wykaz akt służy usprawnieniu czynności związanych z rejestrowaniem zgromadzonych dokumentów, w tym z ich oznaczaniem, czy grupowaniem. Struktura wykazu jest oparta na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Przyjęcie logicznego oraz klarownego systemu identyfikowania pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, a także ułatwia kontrolę nad zawartością całego zbioru dokumentów. Zadania, zakres działania oraz organizację zakładowego archiwum lub składnicy akt w przypadku wytwarzania dokumentacji o charakterze niearchiwalnym określa instrukcja archiwalna. Do zakładowego archiwum lub składnicy akt trafiają wszystkie dokumenty obejmujące sprawy uznane za zakończone.

Dokumentacja niearchiwalna, która ze względu na upływ czasu utraciła swoje znaczenie, w tym określoną wartość dowodową lub w przypadku której upłynął określony okres przechowywania przewidziany w jednolitym rzeczowym wykazie akt albo kwalifikatorze dokumentacji podlega procedurze brakowania. Czynności w zakresie procedury brakowania polegają na wydzieleniu oraz przekazaniu do zniszczenia całości lub części nieprzydatnych dokumentów. Proces brakowania musi być poprzedzony złożeniem wniosku przez kierownika danej jednostki, a także uzyskaniem zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego. Nadzór ten służy zweryfikowaniu czy wśród dokumentów przeznaczonych do zniszczenia nie występują także materiały o charakterze archiwalnym, które mają określoną wartość historyczną.

Do kogo jest skierowane szkolenie i jaki jest jego cel?

Określona procedura postępowania z dokumentacją, która znajduje się w obiegu podmiotów publicznych, służy usprawnieniu prac kancelaryjnych. Szkolenie jest skierowane nie tylko do osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie zakładowych archiwów, czy składnicy akt, ale także do pozostałych pracowników jednostek publicznych, które wykonują czynności związane z porządkowaniem dokumentacji, czy przekazywaniem jej do archiwów.

Wiedza w zakresie procedur postępowania z dokumentami oraz aktami o określonej wartości dowodowej i historycznej jest konieczna dla ich prawidłowego ewidencjonowania, przechowywania oraz zabezpieczenia przed skutkami upływu czasu, czy niewłaściwym działaniem osób trzecich. Usystematyzowanie najważniejszych informacji dotyczących porządkowania dokumentacji zakładowej eliminuje ryzyko błędnej kwalifikacji akt, która może rodzić poważne problemy z ich późniejszym udostępnianiem oraz procedurą odpowiedniego archiwizowania.