
Zmiany w Kodeksie pracy 2025 – o czym warto wiedzieć?
Nowy rok, nowe przepisy prawa pracy… Po raz kolejny ustawodawca postanowił, że wraz z nadejściem nowego roku, zmieniają się też niektóre przepisy. Aktualnie w kodeksie
Spis treści
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza wiele zmian, na które muszą przygotować się zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Jedną z nich jest uregulowanie pracy zdalnej oraz zasad związanych z jej rozliczeniem. Jak ustalić zwrot kosztów pracy zdalnej? Otóż w związku z nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej pojawiło się wiele praktycznych problemów związanych z jej obowiązkowym rozliczeniem.
Ustawodawca w nowelizacji Kodeksu pracy wskazał, że pracodawca jest po pierwsze zobowiązany do tego, aby zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do jej wykonywania. W sytuacji wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym także urządzeń koniecznych do jej wykonywania, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tego tytułu. Dodatkowo ustawodawca przewiduje w stosunku do pracownika, który wykonuje pracę w formie zdalnej obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu oraz konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub obowiązek pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją oraz konserwacją narzędzi pracy, a także kosztów energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy w trybie zdalnym. Ponadto pracodawca może zdecydować się na pokrycie pracownikowi innych kosztów powiązanych przykładowo z energią cieplną, czy ze zwiększonym zużyciem wody, które pracownik ponosi w związku z tym, że wykonuje pracę w formie zdalnej.
Obowiązek zwrotu kosztów pracy zdalnej bądź wypłaty ekwiwalentu pieniężnego może być zastąpiony przez wypłatę pracownikowi ryczałtu za prace zdalną, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom poniesionym przez pracownika w związku z pracą zdalną, a więc kosztom, które mogą zostać w pewien sposób uśrednione. Pamiętajcie Państwo, że wszystkie te należności – koszty, ekwiwalent bądź ryczałt za prace zdalną, czyli połączenie tych kosztów z ekwiwalentem – nie może się dokonywać w sposób ad hoc, to znaczy doraźnie i bez odpowiedniego przygotowania. Pracodawca musi mieć jakąś podkładkę, która wyjaśni, na jakiej podstawie wyliczyliśmy określone koszty, ekwiwalent, czy łączny ryczałt, który jest pracownikowi zwracany. Nie może się to odbywać w taki sposób, że pracodawca przyjmie w regulaminie przykładowo kwotę w wysokości 50 złotych, która będzie miesięcznie zwracana pracownikowi.
Do zgodnego z ustawą wyliczenia zwrotu kosztów pracy zdalnej jest potrzebne przyjęcie odpowiedniej kalkulacji kosztów. Ustawodawca wskazuje, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu za pracę zdalną bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Dodatkowo należy także wziąć pod uwagę inne czynniki np. system pracy hybrydowej lub okres przebywania na zwolnieniu lekarskim.
Na szkoleniach związanych z pracą zdalną, w których cały dzień skupiamy się tylko na pracy zdalnej, przedstawiam Państwu taką kalkulację kosztów i zwracam uwagę na jej istotne znaczenie. Należy pamiętać, że zwrot kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu pieniężnego lub wypłata ryczałtu pracownikowi jest wartością zwolnioną z obciążeń publicznoprawnych. Przyjęcie odpowiedniej kalkulacji kosztów jest potrzebne w sytuacji, w której urząd skarbowy przyjdzie do pracodawcy na kontrolę i stwierdzi, że pracodawca przesadził, zawyżając koszty pracy zdalnej i orzeknie jednocześnie o konieczności zaliczenia do przychodu pracownika części lub całości tych kosztów. Z drugiej strony w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, może ona stwierdzić, że my, jako pracodawcy zaniżyliśmy pewne koszty, czy ekwiwalent, a zatem że postąpiliśmy na niekorzyść naszego pracownika.
Taka kalkulacja i oszacowanie kosztów na podstawie przyjętych norm musi się zawsze odbyć, a kwota, którą jako pracodawcy przyjęliśmy do zwrotu, nie może być nie wiadomo skąd wzięta. Musimy, jako pracodawcy dokonać kalkulacji zużycia energii elektrycznej związanej z używaniem komputera przez pracownika, czy zużycia energii elektrycznej związanej z oświetleniem jego stanowiska pracy światłem sztucznym, odwołując się do określonych norm. Taka norma nakazuje przykładowo zapewnienie pracownikowi 500 luksów na metr kwadratowy powierzchni tego oświetlenia. W takiej sytuacji musimy przeliczyć, jaką żarówkę musimy pracownikowi teoretycznie w jego domu zapewnić oraz ile zużywa ona energii elektrycznej, tak, aby dokonać w prawidłowy sposób zwrotu podwyższonych kosztów energii elektrycznej. Kalkulacja kosztów związanych z pracą zdalną musi być w pierwszej kolejności dokonana, tak żeby w sposób prawidłowy ustalić wysokość kosztów, ekwiwalentu czy ryczałt z tytułu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, a tym samym zwrot kosztów pracy zdalnej.