Spis treści

17 listopada 2023 roku w życie weszło nowe rozporządzenie, zmieniające dotychczasowe przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy. Wprowadzone zmiany wywołały niemałe zaskoczenie wśród pracodawców. W poszczególnych sytuacjach mają oni obowiązek zapewnić monitor dla pracownika pracującego na laptopie. Ponadto, wprowadzone przepisy obejmują również kwestię dofinansowania do soczewek z funduszy firmowych. Na czym dokładnie polegają nowe przepisy? Kiedy pracodawca musi się do nich dostosować? Wyjaśniamy wszelkie wątpliwości! 

Stanowisko pracy przy laptopie a nowe przepisy

Rozporządzenie z roku 1998 zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie było dostosowane do panujących aktualnie warunków. W dzisiejszych czasach wykorzystywanie do pracy komputerów i laptopów jest czymś powszechnym. Dlatego nowelizacja przepisów wprowadzona 17 listopada 2023 roku ma zapewnić pracownikom większy komfort i ochronę ich wzroku. Stąd konieczność wyposażenia stanowiska pracy w dodatkowe monitory do laptopa, jeśli pracownik korzysta z tego rodzaju urządzenia. Warto zaznaczyć, że podstawowym wyposażeniem miejsca pracy jest aktualnie także: krzesło (z regulowanymi łokietnikami), stół, klawiatura i myszka – dawniej traktowane jako akcesoria dodatkowe. 

Dodatkowe ekrany do laptopa – o co dokładnie chodzi?

Zmiana rozporządzenia dotyczącego BHP nie oznacza wcale, że dodatkowe ekrany do laptopa należą się pracownikowi w każdej sytuacji. Pracodawca ma obowiązek ich zapewniania tylko wtedy, jeśli pracownik korzysta z laptopa przez co najmniej połowę dobowego wymiaru pracy, czyli przez 4 godziny. Wówczas musi zadbać także o wyposażenie stanowiska w klawiaturę i myszkę. Zestaw ten ma sprawić, że praca będzie bardziej ergonomiczna.  

Warto podkreślić, że przepis dotyczy zarówno osób pracujących w biurach, jak i zdalnie. W drugim przypadku sprzęt może być samodzielnie zakupiony przez pracownika (w konsultacji z pracodawcą). Poniesione koszty muszą zostać jednak zwrócone po okazaniu rachunków i faktur. 

Co istotne, we wspomnianej wyżej sytuacji rozporządzenie przewiduje dwa różne rozwiązania – monitor dla pracownika pracującego na laptopie lub podstawkę, która pozwoli ustawić ekran w taki sposób, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Z tego powodu u wielu osób pojawiają się wątpliwości. Nie każdy bowiem wie, na jakiej podstawie dokonuje się tego wyboru. 

Podstawki czy dodatkowe monitory do laptopa – kto podejmuje decyzję?

Okazuje się, że o tym, czy pracownicy otrzymają dodatkowe monitory do laptopa, czy odpowiednią podstawkę, decyduje wyłącznie pracodawca. Zewnętrzny ekran nie jest zatem obowiązkową opcją. Ważne jednak, aby pracodawca któreś z tych rozwiązań zapewnił. Niezastosowanie się do zasad BHP może wiązać się z otrzymaniem grzywny – od 1000 zł do nawet 30 000 zł. 

Opcjonalnym wyposażeniem stanowiska pracy jest podnóżek i uchwyt na dokumenty. Pracodawca nie musi zapewniać tych akcesoriów. Powinien to jednak zrobić, jeśli pracownik o to poprosi. 

Szkła kontaktowe dla pracownika – w jakiej sytuacji pracodawca musi je zapewnić?

W § 8 ust. 2 rozporządzenia z 17 listopada 2023 roku mowa także o dofinansowaniu do soczewek. Fragment ten brzmi następująco:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.” 

Oznacza to, że pracodawca powinien zastosować się do zaleceń lekarza i zapewnić refundację szkieł kontaktowych lub okularów – w zależności od tego, co wskazał specjalista. Jeśli natomiast lekarz nie opowiedział się za konkretnym rozwiązaniem, to pracodawca może zadecydować samodzielnie. 

Refundacja szkieł kontaktowych – do jakiej kwoty?

Duże wątpliwości budzi fakt, że rozporządzenie nie przewiduje do jakiej kwoty ani jak często pracodawca ma pokrywać koszty za szkła kontaktowe dla pracownika lub okulary. Wszystko zależy zatem o zastosowanego w danej firmie regulaminu. Ważne więc, aby go pod tym względem dostosować do wspomnianego rozporządzenia. Aktualizacji wymagać będą również informacje o warunkach wykonywania pracy (także zdalnej), oświadczenia BHP oraz oświadczenia z oceną ryzyka zawodowego. Pracownicy ponownie będą musieli podpisać te dokumenty po zaznajomieniu się z nowymi przepisami. 

Praca przy laptopie – do kiedy pracodawca musi dostosować się do nowych przepisów?

W przypadku nowych stanowisk przepisy obowiązują już teraz. Stare stanowiska dostosować trzeba maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od momentu wejścia w życie rozporządzenia. Ostateczny termin to zatem 17 maja 2024 roku. Czas ten jest zatem dość krótki, jeśli weźmiemy pod uwagę to, że zmiany mogą wiązać się ze sporymi wydatkami. 

Aby jeszcze lepiej zaznajomić się z wprowadzonymi przepisami, warto skorzystać z naszego szkolenia o nowych zasadach pracy przy monitorze ekranowym!