Rozliczanie czasu pracy – na co należy uważać?

Prawidłowe prowadzenie ewidencji i rozliczanie czasu pracy pracowników wymaga znajomości przepisów Kodeksu Pracy, w tym wytycznych dotyczących nadgodzin, dyżurów, przerw czy wyjazdów służbowych. Poza tym, prawo przewiduje specjalne zasady wobec niektórych grup zawodowych, np. kierowców. Dlatego w trakcie rozliczania czasu pracy można trafić na kilka pułapek. Na co warto zwrócić uwagę, aby nie popełnić błędów, które mogą zostać zauważone przez PIP?

Rozliczanie czasu pracy a wyjścia prywatne pracowników

Każde wyjście prywatne pracownika należy odpowiednio udokumentować w ewidencji czasu pracy. Pracodawca powinien wymagać zgłoszenia takiego wyjścia i jego uzasadnienia, a także wskazania, czy pracownik zamierza nadrobić czas nieobecności (jeśli tak, nie będą to wtedy nadgodziny).  

Prawo zezwala na odrabianie wyjść osobistych, jednak wymaga to obopólnej zgody – zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Ważne jest, aby czas odpracowywania nie naruszał przepisów o dobowym i tygodniowym odpoczynku przewidzianym w art. 132 i 133 Kodeksu Pracy. Jeśli odrobienie wyjścia osobistego nie jest możliwe, pracodawca rozlicza czas pracy pracownika, pomniejszając wynagrodzenie o czas nieprzepracowany. 

Warto też pamiętać, że odliczanie wyjść prywatnych z urlopu może być uznane za naruszenie przepisów prawa pracy. Zgodnie z Kodeksem Pracy urlop wypoczynkowy powinien być przeznaczony na regenerację sił pracownika, a nie rozliczanie krótkich, incydentalnych przerw w pracy. 

Jak planować i rozliczać podróże służbowe? 

Wybór środka transportu w podróży służbowej powinien być uzgodniony między pracownikiem a pracodawcą. Najczęściej wybierany jest transport publiczny lub samochód służbowy, choć możliwe jest także korzystanie z prywatnego pojazdu pracownika – wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za kilometr. Pracodawca może również ustalić stawkę ryczałtową. 

Jeżeli podróż służbowa odbywa się w dniu wolnym od pracy, pracownikowi przysługuje dzień wolny w innym terminie lub dodatkowe wynagrodzenie. Warto pamiętać, że czas spędzony w podróży nie zawsze należy traktować jako czas pracy – zaliczane są jedynie te godziny, w których pracownik faktycznie świadczył pracę, np. prowadził samochód służbowy czy sporządzał dokumentację. 

Przekroczenie normy dobowej bez wypłaty nadgodzin – kiedy? 

Przekroczenie normy dobowej bez obowiązku wypłaty nadgodzin jest możliwe w systemach pracy takich jak system równoważny, zadaniowy czy weekendowy. W systemie równoważnym pracodawca może przedłużyć dobowy wymiar pracy nawet do 12 godzin, pod warunkiem, że w innym dniu zostanie on skrócony lub pracownik otrzyma dzień wolny. Podobnie działa system zadaniowy – o ile zadania zostaną wykonane w ustalonym w grafiku terminie, pracodawca przy rozliczaniu czasu pracy nie musi wypłacać dodatków za nadgodziny. 

Rozliczanie czasu pracy kierowcy

Niektóre zawody objęte są specjalnymi zasadami obliczania wynagrodzenia. Dla przykładu, rozliczanie czasu pracy kierowcy jest znacznie bardziej skomplikowane niż w przypadku wielu innych pracowników. Głownie ze względu na specyfikę pracy i przepisy branżowe. 

Pracodawca musi brać pod uwagę nie tylko czas faktycznego prowadzenia pojazdu, ale również przerwy, odpoczynek, stan gotowości do pracy i inne czynności, takie jak załadunek, rozładunek oraz czyszczenie pojazdu (z drugiej strony do wynagrodzenia nie zalicza się czasu trwania nieuzasadnionego postoju). 

Poza tym, kierowcom pracującym nocą należy wypłacić dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej (za każdą godzinę). 

Jaka kara za błędnie rozliczony czas pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo nałożyć karę grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł za każde naruszenie przepisów dotyczących ewidencji i rozliczania czasu pracy pracownika. W przypadku rażących lub powtarzających się naruszeń możliwe są również dodatkowe sankcje. 

Aby uniknąć takich problemów, warto regularnie kontrolować sposób prowadzenia ewidencji. Pomóc może też udział w naszym szkoleniu z prawidłowego rozliczania czasu pracy.