Aktualny rok dla kadr i płac oznacza kolejne zmiany. Wystarczy przeanalizować kilka typowych sytuacji: kandydat pyta o widełki płacowe jeszcze przed rozmową, menedżer chce zatrudnić kogoś na umowę zlecenie, pracownik przynosi dokumenty uprawniające go do dłuższego stażu. W obliczu rewolucji w prawie pracy takie sprawy przestają być „rutyną” i coraz częściej wymagają szybkiej oceny ryzyka – co trzeba powiedzieć kandydatowi, jak zabezpieczyć firmę przy umowie cywilnoprawnej, jak zweryfikować dokumenty do stażu i przeliczyć uprawnienia. Aby ułatwić pracę osób z działu kadr i płac, wskazujemy najważniejsze zmiany w prawie pracy 2026 r.

Zmiany w prawie pracy 2026 – kalendarz dla kadrowca 

Część zmian w prawie pracy 2026 obowiązuje od początku roku, a część wchodzi w życie w kolejnych miesiącach. Poniższa lista pomaga szybko sprawdzić terminy zmian. 
  • 24.12.2025 – jawność wynagrodzeń w rekrutacji (obowiązek przekazania informacji o wynagrodzeniu/widełkach, neutralność ogłoszeń, zakaz pytania o historię zarobków), 
  • 01.01.2026 – zaliczenie umów cywilnoprawnych do stażu pracy w sektorze publicznym, 
  • 27.01.2026 – elektronizacja dokumentów i wniosków: wiele czynności można realizować w formie elektronicznej (dotyczy m.in. wybranych informacji i wniosków pracowniczych), 
  • 27.01.2026 – dłuższy czas na wypłacenie ekwiwalentu za urlop (10 dni od momentu zakończenie współpracy), 
  • 13.04.2026 – zwolnienia lekarskie: doprecyzowane przesłanki utraty prawa do zasiłku i zasady kontroli, 
  • 17.04.2026 – medycyna pracy: możliwość wystawiania orzeczeń w postaci elektronicznej i szybszy obieg dokumentów, 
  • 01.05.2026 – zaliczenie umów cywilnoprawnych do stażu pracy w sektorze prywatnym, 
  • 07.06.2026 – termin na wdrożenie dyrektywy UE o przejrzystości wynagrodzeń, 
  • 08.07.2026 – nowe uprawnienia PIP: możliwość stwierdzania istnienia stosunku pracy decyzją w przypadku umów cywilnoprawnych (ryzyko przekwalifikowania). 
 

1. Informacje o szkoleniu dla kadr i płac dotyczące zmian w prawie pracy w 2026 roku.

Jawność wynagrodzeń i neutralne nazwy stanowisk – co zmienia się już teraz? 

Jawność wynagrodzeń już obowiązuje w rekrutacji. Wprowadzono ją ustawą z 4 czerwca 2025 r. zmieniającą Kodeks pracy, która dodała m.in. art. 183ca Kodeksu pracy.  

W praktyce dla kadr oznacza to trzy obowiązki: 



    
 	
  1. kandydat ma dostać informację o wynagrodzeniu (kwota lub przedział) oraz o elementach wynagrodzenia, zanim dojdzie do rozmowy w warunkach, które pozwalają na świadome negocjacje,  
    2. 
 	
  2. ogłoszenia i nazwy stanowisk mają być neutralne płciowo i niedyskryminujące,  
    3. 
 	
  3. nie wolno pytać kandydata o wynagrodzenie z obecnych/poprzednich miejsc pracy (warto ujednolicić scenariusze rozmów rekrutacyjnych).  
    4. 




Jednocześnie to dopiero etap przejściowy. Polska ma czas do 7 czerwca 2026 r. na pełną implementację dyrektywy UE 2023/970. Dla działu kadr i płac to sygnał, że w 2026 r. trzeba porządkować wewnętrzną logikę wynagrodzeń (widełki, kryteria, spójne nazwy stanowisk). Zwłaszcza, że duże przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 250 osób mają obowiązek tworzenia raportu płacowego przedstawiającego strukturę płac w firmie (pierwszy raport za 2026 r.). 


Luka płacowa w krajach OECD wynosi średnio 13%, kobiety zarabiają o 13% mniej niż mężczyźni (dane z 2021 roku). W prawym dolnym rogu logo Centrum Szkoleń Specjalistycznych CSS

2. Statystyki dotyczące luki płacowej - przyczyna wprowadzenia przepisów o równości płac, Źródło: https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2021/11/pay-transparency-tools-to-close-the-gender-wage-gap_38af4a31/eba5b91d-en.pdf?

 

Umowy zlecenia i B2B a nowe uprawnienia PIP – większe ryzyko przekwalifikowania 

Od 8 lipca 2026 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o PIP, która daje Inspekcji nowe narzędzie: stwierdzanie istnienia stosunku pracy w sytuacji, gdy formalnie zawarto umowę cywilnoprawną, ale praca ma cechy etatu. 

W praktyce to zmienia podejście do bezpieczeństwa zatrudnienia: 



    
 	
  • rośnie znaczenie weryfikacji, czy sposób wykonywania pracy nie przypomina stosunku pracy (np. stałe miejsce/czas, włączenie w organizację pracy),  
    • 



    
 	
  • ważne staje się dokumentowanie realnej samodzielności wykonawcy (a nie tylko zapis w umowie),  
    • 



    
 	
  • kadry i płace powinny mieć procedurę na wypadek kontroli: kto odpowiada, jakie dokumenty są przygotowane, jak działa komunikacja z menedżerami.  
    • 




Ważne doprecyzowanie: nie chodzi o to, że każda umowa zlecenie stanie się etatem. Po prostu PIP dostała mechanizm szybszego reagowania w przypadku nadużyć 

Staż pracy od 2026 – nowe zasady naliczania 

Od 2026 r. zmienia się sposób ustalania stażu (okresu zatrudnienia) dla pracowników zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych. Podstawą są art. 302¹–302² Kodeksu pracy.  


Najważniejsze skutki dla kadr i płac: 

    
 	
  • pojawią się dodatkowe wnioski i dokumenty do weryfikacji (w tym zaświadczenia z ZUS wydawane elektronicznie),  
    • 



    
 	
  • konieczne może być przeliczenie uprawnień zależnych od stażu (np. urlop 20/26 dni, dodatki stażowe, świadczenia z regulaminów),  
    • 



    
 	
  • warto ustalić jednolitą procedurę: jakie dokumenty są akceptowane, kto je ocenia, jak aktualizuje się dane w systemie kadrowo-płacowym. 
    • 



Mobbing – obowiązki pracodawcy i kierunek zmian 

Na dziś podstawą prawną jest art. 94³ Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi i definiuje mobbing.  


W 2026 r. temat jest aktualny z powodu prac legislacyjnych nad zmianami w przepisach (rządowy projekt dotyczący skuteczniejszej ochrony pracowników przed mobbingiem i innymi formami przemocy w pracy).  


Przepisy implementujące zmiany w prawie pracy 2026 w obszarze mobbingu jeszcze nie obowiązują, ale zarysowywany jest kierunek zmian: definicja mobbingu zostanie zaktualizowana, ochrona pracowników zwiększona, a wysokość odszkodowania dla ofiary mobbingu podniesiona. 

Elektronizacja pracy kadr i płac – mniej „formy pisemnej” 

Od 27 stycznia 2026 r. część czynności z zakresu prawa pracy, które wcześniej wymagały „formy pisemnej” lub „wniosku pisemnego”, można realizować w postaci papierowej lub elektronicznej. PIP wskazuje przykładowo m.in. przekazywanie informacji o monitoringu (art. 22² § 8 KP). 


Dla kadrowców ważne są skutki organizacyjne tej decyzji: 

    
 	
  • trzeba ujednolicić kanały składania wniosków (mail, system, formularz) i potwierdzania ich otrzymania,  
    • 



    
 	
  • trzeba określić zasady archiwizacji (żeby w razie kontroli dało się szybko odtworzyć „kto, kiedy, co złożył”),  
    • 



    
 	
  • warto przeszkolić menedżerów: które wnioski mogą przychodzić elektronicznie i jak je obsługiwać, żeby nie gubić terminów. 
    • 



Zwolnienia lekarskie – nowe zasady kontroli 

Od 13 kwietnia 2026 r. obowiązują zmienione przepisy dotyczące kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień oraz przesłanek utraty prawa do zasiłku. ZUS podkreśla, że doprecyzowano m.in. pojęcia „pracy zarobkowej” i „aktywności niezgodnej z celem zwolnienia”. Jeśli osoba pobierająca świadczenie naruszy nowe przepisy, może stracić prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia. 


Dodatkowo od 17 kwietnia 2026 r. zmieniają się zasady obiegu dokumentów w medycynie pracy – możliwe jest wystawianie orzeczeń w postaci elektronicznej i ich szybsze przekazywanie, co wpływa na sposób kompletowania dokumentacji kadrowej i kontrolę terminów dopuszczenia pracownika do pracy. 

Podsumowanie 

Dla kadrowców istotne jest przełożenie zmian w prawie pracy 2026 na konkretne procesy: rekrutację, dokumenty, sposób zatrudniania, obieg wniosków i standardy reagowania na sytuacje sporne. Tematy takie jak równe traktowanie, komunikacja i jawność wynagrodzeń będą wracać w codziennych decyzjach, dlatego warto je uporządkować kompleksowo – razem z omówieniem tego, co już obowiązuje w 2026 i co jest planowane na 2027. W tym celu pomocne może być szkolenie wyjazdowe w Zakopanem.