Nowe przepisy dotyczące stażu pracy od 2026 r. znacząco rozszerzają katalog okresów zaliczanych do stażu pracownika, m.in. o umowy zlecenia, działalność gospodarczą czy niektóre okresy pracy zagranicznej. W praktyce jednak ich zastosowanie rodzi poważne problemy dokumentacyjne, zwłaszcza w zakresie zaświadczeń wydawanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 

Potencjalne problemy w ZUS – zaświadczenie o stażu pracy 

ZUS wydaje zaświadczenia, które potwierdzają okresy podlegania ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. Problemy pojawiają się, gdy składki na ubezpieczenie nie zostały opłacone, choć ustawowo pracownik był zwolniony z tego obowiązku, np. z powodu choroby lub zasiłku chorobowego. Często występują także sytuacje, gdy składki były opłacane z innych tytułów, jak na przykład równoległa umowa o pracę. Ponadto na kontach ubezpieczonych mogą pojawić się nieprawidłowości, np. brak jednej deklaracji rozliczeniowej z powodu opóźnień.  

W takich przypadkach zamiast zaświadczenia ZUS wydaje decyzję odmowną, co zmusza pracowników do odwołań lub gromadzenia alternatywnych dokumentów, aby móc zaliczyć dany okres do stażu pracy. 

Staż pracy od 1 stycznia 2026 - co może zrobić pracownik po odmowie ZUS? 

Jeżeli ZUS odmówi wydania zaświadczenia, pracownik musi: 

    
 	
  • złożyć wniosek US-7 o potwierdzenie przebiegu ubezpieczenia, 
    • 



    
 	
  • uzyskać zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w składkach, 
    • 



    
 	
  • przedłożyć dokumenty pracodawcy w celu zaliczenia okresu do stażu pracy. 
    • 


W praktyce oznacza to dodatkowe miesiące oczekiwania i niepewność po stronie pracowników oraz działów kadr. 

Problemy z umowami zlecenia uczniów i studentów 

Szczególne trudności w uzyskaniu zaświadczeń o stażu pracy dotyczą osób, które wykonywały umowy zlecenia będąc uczniami lub studentami do 26. roku życia. W takich przypadkach ZUS nie wydaje zaświadczeń, ponieważ zleceniodawcy nie mieli obowiązku zgłaszania tych osób do ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że pracownicy muszą występować do byłych zleceniodawców o potwierdzenia, a także przedstawiać dodatkowe dowody, jak np. przelewy wynagrodzenia. 


W takiej sytuacji sama umowa zlecenie może okazać się niewystarczająca, aby potwierdzić okres pracy, co skutkuje koniecznością uzyskania dodatkowej dokumentacji. Takie problemy często wydłużają czas potrzebny na zaliczenie umowy b2b, umowy o dzieło czy umowy zlecenia do stażu pracy. 

ZUS zaświadczenie o stażu pracy – ogromna odpowiedzialność działów kadr 

Nowe przepisy przenoszą dużą odpowiedzialność na działy kadrowo-płacowe, zwłaszcza w sektorze publicznym. Choć Kodeks pracy dopuszcza oparcie się nawet na oświadczeniu pracownika, jednostki budżetowe obawiają się: 

    
 	
  • zarzutów naruszenia dyscypliny finansów publicznych, 
    • 



    
 	
  • kontroli RIO lub innych organów. 
    • 


W efekcie część spraw może kończyć się postępowaniami sądowymi, co prowadzi do kolejnych opóźnień. W praktyce właśnie te wątpliwości najczęściej pojawiają się w administracji państwowej, instytucjach kultury, sądach, prokuraturach czy jednostkach oświatowych. Dlatego warto zapisać pracowników tych jednostek na szkolenie ze stażu pracy w sektorze publicznym w 2026 r. 

Skutki finansowe – dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe 

Zmiany w przepisach dotyczących stażu pracy od 2026 r. mają bezpośredni wpływ na kwestie finansowe. Zaliczenie dodatkowych okresów czasami skutkuje wzrostem dodatku stażowego oraz nabyciem prawa do nagrody jubileuszowej. W praktyce może więc dojść do gwałtownego wzrostu dodatków (np. z 5% do 20%) lub obowiązku wypłaty wielomiesięcznych wyrównań. 


Dla jednostek budżetowych i publicznych oznacza to poważne problemy budżetowe, które mogą wynikać z konieczności wypłaty takich wyrównań. Ponadto w przypadku niezaktualizowanych danych o stażu mogą wystąpić trudności z wypłatą świadczeń pracownikom, co w dłuższej perspektywie może wpłynąć na stabilność finansową jednostek publicznych. 


W Jednostkach Samorządu Terytorialnego sytuacja jest jednak bardziej skomplikowana, ponieważ obowiązują tam odrębne zasady zaliczania umów zlecenia i działalności gospodarczej do dodatku stażowego oraz nagrody jubileuszowej. Między innymi te kwestie są przedmiotem szkolenia ze stażu pracy dla JST. 

Podsumowanie 

Nowe zasady dotyczące zaliczania okresów do stażu pracy w 2026 roku stanowią jedno z największych wyzwań zarówno dla pracowników, jak i działów kadr. Złożoność i różnorodność nowych regulacji, w tym doliczanie takich okresów jak umowa zlecenie czy działalność gospodarcza, wymaga szczególnej uwagi. Brak jednolitych zaświadczeń ZUS i trudności związane z ich uzyskaniem mogą prowadzić do błędów i sporów, a także zwiększyć koszty związane z wypłatą dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. 


Dlatego tak ważne jest właściwe przygotowanie organizacji i kadr do stosowania nowych przepisów m.in. w kontekście rozliczania umowy zlecenia i działalności gospodarczej. Szkolenia pozwolą uniknąć najczęstszych błędów, poprawić efektywność procesów kadrowych i dostosować się do zmian.