Komunikacja interpersonalna – co składa się na efektywną komunikację?

Komunikacja interpersonalna to proces, który towarzyszy człowiekowi na każdym etapie jego rozwoju. Komunikowanie odbywa się zarówno na poziomie jednostek, jak i w ramach różnych grup oraz instytucji. Komunikacja jest podstawą funkcjonowania w społeczeństwie poprzez nawiązywanie relacji, wzajemne oddziaływanie czy wymianę poglądów. Można przyjąć, że komunikacja jest naturalną potrzebą człowieka, którą realizuje zarówno w wymiarze publicznym, jak i prywatnym. Poprzez komunikowanie tworzone są różnego rodzaju interakcje z drugim człowiekiem, które odnoszą także skutki w sferze społecznej. Z tego względu komunikowanie interpersonalne powinno być postrzegane nie tylko jako naturalna czynność, ale także okazja do wzmocnienia osobistego potencjału oraz roli w społeczeństwie. 

Czym jest komunikacja interpersonalna? 

Słowo „komunikacja” pochodzi z języka łacińskiego i oznacza łączność, rozmowę lub wymianę. Komunikacja interpersonalna to inaczej sposób przekazywania oraz odbierania określonego komunikatu, który zachodzi pomiędzy nadawcą, a odbiorcą. Na proces komunikacji interpersonalnej składają się określone elementy, którymi są:  

• kontekst,  
• uczestnicy,  
• komunikat,  
• kanał przekazu oraz szumy.  

Każdy z tych czynników odgrywa istotną rolę, a także wpływa na jakość i efektywność porozumiewania się jednostek.  

Kontekst obejmuje określone uwarunkowania sytuacyjne oraz kulturowe, które wpływają na sposób postrzegania uczestników procesu komunikowania. Komunikat to inaczej nośnik przekazu informacji, którym może być słowo, gest, obraz czy symbol. Za kanał przekazu może służyć zarówno przekaz werbalny, jak i wymiana informacji poprzez maile czy SMS-y. Przez szumy rozumiemy z kolei określone zakłócenia, które występują w procesie komunikacji. Może to być zarówno hałas, jak i uczucia uczestników np. zmęczenie, czy istniejące uprzedzenia wobec odbiorcy. W ramach komunikacji interpersonalnej wyróżniamy: 

• komunikację ustną, 
• komunikację pisemną, 
• komunikację bezpośrednią, 
• komunikację pośrednią, 
• komunikację werbalną, 
• komunikację niewerbalną, 
• komunikację masową. 

Style oraz modele komunikacji interpersonalnej 

Proces komunikacji jest w dużym stopniu uwarunkowany osobistymi cechami jego uczestników. Określone postawy i zachowania jednostek wpływają na sposób prowadzenia rozmowy, a także stosunek do odbiorców. Ze względu na te czynniki możemy wyróżnić następujące style komunikacji interpersonalnej: 

• Styl pasywny – charakterystyczny dla osób niepewnych siebie i podatnych na wpływy innych. Ten styl cechuje między innymi niejasny styl wypowiedzi, unikanie konfrontacji oraz sytuacji konfliktowych, a także pomniejszanie znaczenia swoich wypowiedzi. 
• Styl agresywny – wyróżnia się bezpośrednim wyrażaniem swoich odczuć i myśli, także jeśli odbywa się to kosztem innych osób. Ten styl odznacza się również podniesionym głosem, krytyką, czy nadmierną gestykulacją.  
• Styl asertywny – jest to najbardziej preferowany styl wypowiedzi, który charakteryzuje się otwartością i jasnym przekazem, a także umiejętnością uważnego słuchania odbiorów przy jednoczesnym poszanowaniu własnych praw. 

Obok wskazanych stylów komunikacji możemy także wyodrębnić określone modele komunikacji interpersonalnej, którymi są transmisja rozumiana jako proces oddziaływania nadawcy na odbiorcę, a także interakcja, która jest charakterystyczna dla procesu porozumiewania się jednostek.  

Rodzaje komunikacji – co trzeba wiedzieć?

Komunikacja interpersonalna polega nie tylko na werbalnym przekazywaniu informacji. W swoich komunikatach zazwyczaj wyrażamy także uczucia oraz opinie. Uczucia okazywane mogą być za pomocą słów oraz gestów czy mimiki. W największym stopniu emocje zdradza nasze ciało. To poprzez komunikaty niewerbalne odbiorca najczęściej odczytuje uczucia nadawcy. Dlatego tak istotne są wszelkiego rodzaju gesty rąk, skinięcia głową, potakiwania czy utrzymywanie stałego kontaktu wzrokowego. 

Wyrażanie uczuć pozwala budować właściwe relacje pomiędzy uczestnikami komunikacji. Warto zadbać o to, żeby te relacje były dobre, aby poszczególne osoby mogły poczuć się komfortowo w swoim towarzystwie. 

Jak należy się komunikować? 

Właściwa komunikacja przekłada się na jakość i trwałość budowanych relacji, zarówno w życiu prywatnym, jak i w sferze obowiązków zawodowych. Możemy wyróżnić następujące zasady komunikacji interpersonalnej:

1. Aktywne słuchanie rozmówcy – sprzyja lepszemu i poprawnemu zrozumieniu intencji drugiej osoby.
2. Opanowanie i cierpliwość- przejawia się w unikaniu sporów i kontrolowaniu swoich emocji.
3. Sprecyzowanie celu komunikacji – świadomość celu rozmowy pozwala nadać jej odpowiedni przebieg oraz uzyskać zamierzony efekt.
4. Ponoszenie odpowiedzialności za swój komunikat – polega na dbałości o jakość i precyzyjność wypowiadanych słów.
5. Stosowanie jasnego przekazu – polega na stosowaniu prostych i jasnych komunikatów, które są dostosowane do rozmówcy.
6. Stosowanie konstruktywnej informacji zwrotnej zamiast krytyki – konstruktywna informacja zwrotna pozwala właściwie ocenić intencje drugiej strony.
7. Umiejętne stosowanie komunikacji niewerbalnej – mowa ciała może pomagać w wywołaniu pozytywnego wrażenia. 

Skuteczna komunikacja w firmie – dlaczego jest taka ważna? 

Skuteczna komunikacja interpersonalna umożliwia płynny przepływ informacji między członkami zespołu, co prowadzi do efektywniejszej pracy grupowej. Kiedy wszyscy w zespole są dobrze poinformowani, to zadania są lepiej koordynowane – a to przekłada się na szybsze osiąganie celów organizacji. 

Gdy w firmie panują przyjazne relacje, pracownicy mogą swobodnie dzielić się swoimi pomysłami, opiniami i obawami związanymi z danym projektem. Dzięki temu można szybciej rozpoznać problemy i opracowywać skuteczne strategie ich rozwiązywania. 

Menadżerowie poprzez stosowanie odpowiednich komunikatów sprawiają, że pracownicy czują się zrozumiani i potrzebni. Regularne informowanie ich o postępach, docenianie ich osiągnięć i udzielanie konstruktywnego feedbacku motywuje do zaangażowania się w pracę. Poza tym, jasna i skuteczna komunikacja pomaga unikać nieporozumień i konfliktów w miejscu pracy. 

Komunikacja interpersonalna to proces, który możemy indywidualnie kształtować w zależności od celów i skutków toczonej konwersacji. Warto doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne poprzez udział w dedykowanych warsztatach oraz szkoleniach, które pomagają nie tylko lepiej zrozumieć otoczenie, ale także własne predyspozycje oraz możliwości.