Zmiany w umowach cywilnoprawnych – co muszą wiedzieć pracodawcy i działy HR?

Od 2026 roku wejdą w życie dość istotne zmiany w umowach cywilnoprawnych. Nowe przepisy koncentrują się na dwóch kluczowych obszarach: rozszerzeniu uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w zakresie przekształcania umów zlecenia i innych kontraktów na umowy o pracę oraz zaliczaniu okresów wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych do stażu pracy. Dla pracodawców oznacza to konieczność nie tylko dostosowania dokumentacji kadrowej, ale również weryfikacji dotychczasowych praktyk w zakresie zatrudniania i rozliczania pracowników oraz współpracowników. W tym artykule przybliżymy wszystkie najistotniejsze zmiany i adaptacje niezbędne do przygotowania się firmy do zmian. 

Nowe uprawnienia PIP – przekształcanie umów zlecenia na etaty 

Jedną z największych zmian w umowach cywilnoprawnych jest możliwość, aby inspektor pracy mógł po przeprowadzeniu kontroli dokonać zmiany umowy zlecenie na umowę o pracę. Chodzi o sytuacje, gdy stwierdzi, że faktyczny sposób wykonywania obowiązków spełnia kryteria stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł już liczyć wyłącznie na swoją interpretację charakteru współpracy.  W praktyce kryteriami decydującymi będą m.in.: 

• podporządkowanie pracownika pracodawcy, 

• wykonywanie obowiązków w określonym miejscu i czasie, 

• ciągłość oraz powtarzalność zadań, 

• brak ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy. 

Jeżeli PIP uzna, że dana współpraca powinna być etatem, pracodawca będzie zobowiązany do wprowadzenia zmian w umowie i objęcia zatrudnionego pełnym zakresem praw pracowniczych. 

Umowa zlecenie a staż pracy – rewolucja w przepisach 

Drugim ważnym aspektem jest zaliczenie okresów zatrudnienia na podstawie zleceń i działalności gospodarczej do stażu pracy. Do tej pory takie okresy były pomijane w wielu świadczeniach, co wpływało na uprawnienia pracowników. Oznacza to, że od 2026 roku czas przepracowany na tej podstawie będzie doliczany m.in. do urlopu wypoczynkowego. 

Staż pracy a emerytura 

Zmiany w umowach cywilnoprawnych obejmują również możliwość uwzględniania takich okresów w rozliczeniu świadczeń emerytalnych. Dla pracowników jest to istotny krok w stronę wyrównania uprawnień, a dla pracodawców – dodatkowy obowiązek ewidencyjny. Od 2026 r. pojęcie staż pracy do emerytury obejmie również formy zatrudnienia cywilnoprawnego, w tym B2B, jeśli spełnione zostaną określone kryteria. Rozszerzenie to ma na celu lepsze odzwierciedlenie rzeczywistego przebiegu kariery zawodowej i zwiększenie bezpieczeństwa socjalnego osób zatrudnionych w ramach elastycznych form współpracy.       

Źródło: GUS (https://stat.gov.pl/statystyki-eksperymentalne/kapital-ludzki/wykonujacy-prace-na-podstawie-umow-zlecenia-i-pokrewnych-w-polsce-we-wrzesniu-2024-r-%2C16%2C7.html?utm_source=chatgpt.com) 

Co to oznacza dla firm? 

Zmiany wymagają od pracodawców i działów HR: 

1. Przeglądu wszystkich umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B. 

1. Weryfikacji, czy sposób wykonywania pracy nie spełnia kryteriów etatu. 

1. Aktualizacji regulaminów pracy i procedur kadrowych. 

1. Przygotowania systemów kadrowo-płacowych na ewidencję dodatkowych okresów do stażu. 

1. Przeszkolenia kadry zarządzającej i działów HR w zakresie nowych obowiązków. 

Zmiany w umowach cywilnoprawnych – praktyczny przykład

Jeśli pracownik wykonywał obowiązki przez kilka lat na podstawie zlecenia, w określonych godzinach, w siedzibie firmy i pod nadzorem przełożonego – PIP będzie mógł uznać, że była to w rzeczywistości praca etatowa. W takim przypadku umowa zostanie przekształcona, a pracodawca będzie musiał wyrównać wszelkie świadczenia, w tym urlopy czy dodatki, wstecznie.  Podobnie, okres tej współpracy zostanie wliczony do stażu – zarówno na potrzeby uprawnień pracowniczych, jak i emerytalnych. Warto więc jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów dokonać audytu form zatrudnienia.     

Źródło: https://www.prawo.pl/kadry/ile-osob-wykonywalo-umowy-zlecenia-i-pokrewne-na-koniec-2024-r-gus%2C533476.html?utm_source=chatgpt.com 

Nowe przepisy a planowanie zatrudnienia w 2025 r. 

Firmy będą musiały szczególnie uważać na formę współpracy. W kontekście zmian dotyczących umowy zlecenia 2026, wprowadzenie nowych regulacji może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia i większe ryzyko sporów z PIP. Nie chodzi jednak wyłącznie o ryzyko kar finansowych. Niezastosowanie się do nowych przepisów może skutkować utratą reputacji pracodawcy oraz konfliktami z pracownikami czy współpracownikami.

Czy umowa zlecenie wlicza się do emerytury?

Po zmianach odpowiedź brzmi: tak – w określonych sytuacjach. Od 2026 roku umowa zlecenie wlicza się do emerytury – dotyczy to nie tylko nowo zawartych umów, ale też tych sprzed wejścia w życie przepisów. Oznacza to konieczność zbierania i przechowywania dokumentów potwierdzających okres wykonywania pracy w tej formie.

Jak się przygotować? 

Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów jest wcześniejsze przygotowanie organizacji na nadchodzące zmiany. Obejmuje to: 

• analizę obecnych umów, 

• konsultacje z prawnikiem lub specjalistą prawa pracy, 

• aktualizację wewnętrznych procedur, 

• przeszkolenie pracowników HR i menedżerów. 

Szczegółowe omówienie zmian i ich skutków dla firm przedstawiamy w naszym szkoleniu online dotyczącym umów cywilnoprawnych w 2026 r. Prowadzone jest przez ekspertów prawa pracy i obejmuje praktyczne przykłady wdrożeń w różnych branżach.