Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z obowiązkiem weryfikacji legalności pobytu danej osoby w kraju. Dlatego organy państwowe mają prawo sprawdzić, czy obcokrajowiec został zatrudniony zgodnie z aktualnymi przepisami, a wszelkie uchybienia mogą skutkować dotkliwymi sankcjami nie tylko dla pracowników, ale też pracodawców. Jakie instytucje mogą przeprowadzić kontrolę? Które dokumenty są weryfikowane i jak przebiega cały proces? 

Kto może dokonać kontroli legalności zatrudnienia? 

Zgodnie z rozporządzeniem kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemców może realizować Straż Graniczna (Dz.U. 2009 nr 36 poz. 284). Skupia się ona przede wszystkim na kontroli legalności pobytu i dokumentów związanych z zatrudnieniem. Drugim organem, który według polskiego prawa może dokonywać podobnej kontroli jest Państwowa Inspekcja Pracy.  Realizowana przez PIP kontrola legalności zatrudnienia dotyczy nie tylko potwierdzenia tego, czy pracownik został zatrudniony legalnie. Obejmuje też weryfikację charakteru pracy osoby z zagranicy (np. czy podane w zaświadczeniu o zatrudnieniu cudzoziemca informacje zgadzają się ze stanem faktycznym) 

Co podlega weryfikacji? 

Służby sprawdzają, czy pracodawca respektował przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Weryfikowane są zatem dokumenty potwierdzające legalny pobyt pracownika wraz z zezwoleniem na pracę.  Istotnym elementem kontroli jest również porównanie rzeczywistych obowiązków i warunków zatrudnienia z informacjami zgłoszonymi do ZUS, Urzędu pracy czy zawartymi w umowie. Jeśli pracownik wykonuje inne zadania niż te, które widnieją w umowie lub zezwoleniu na pracę, może to zostać uznane za nielegalne zatrudnienie. Kontrola obejmuje również zgodność wynagrodzenia z obowiązującym prawem, a także terminowość wypłat i opłacanie składek. 

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców? 

Kontrola legalności zatrudnienia wykonywana przez PIP i Straż Graniczną może zostać przeprowadzona zarówno w trybie zapowiedzianym, jak i niezapowiedzianym. W przypadku pierwszej z nich, pracodawca otrzymuje zawiadomienie z określeniem daty i zakresu działań kontrolnych. Kontrole niezapowiedziane mogą mieć miejsce wtedy, gdy istnieje podejrzenie naruszenia przepisów lub organ otrzymał zgłoszenie nieprawidłowości od osoby trzeciej.  Podczas kontroli inspektorzy mogą zażądać pełnej dokumentacji zatrudnienia cudzoziemca. Pracodawca powinien im okazać: 
  • ważny dokument pobytowy (np. karta pobytu, wiza), 
  • zezwolenie na pracę lub wpis do ewidencji oświadczeń, 
  • zawarta umowa (o pracę lub cywilnoprawna), 
  • zaświadczenie o badaniach okresowych, 
  • dokumentacja dotycząca szkoleń BHP, 
  • potwierdzenia zgłoszenia do ZUS, 
  • wnioski urlopowe, 
  • ewidencja czasu pracy i listy płac. 
Gdy pracodawca otrzymał powiadomienie o rozpoczęciu kontroli, ma 7 dni na przesłanie tych informacji do organu kontrolującego. 

Jakiego okresu dotyczy kontrola? 

Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców może objąć do pięciu lat wstecz od momentu jej przeprowadzenia. Oznacza to, że pracodawca powinien przechowywać całą dokumentację zatrudnienia cudzoziemców z ostatnich 5 lat – nie tylko dotyczącą aktualnych pracowników, ale również tych, którzy zakończyli współpracę w tym czasie.  Wykres dane w liczbach. Nielegalni pracownicy w Polsce.

Kary za nielegalne zatrudnienie 

Jeśli w wyniku kontroli zostanie stwierdzone, że cudzoziemiec pracuje nielegalnie, może on utracić możliwość dalszej pracy, a także otrzymać decyzję o konieczności opuszczenia terytorium RP.  Dotkliwe konsekwencje mogą spotkać też pracodawcę. Za każde naruszenie grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.  W przypadkach szczególnych, gdy pracodawca np. świadomie wprowadzał cudzoziemca w błąd, co do warunków pracy, jego działania mogą zostać zakwalifikowane jako przestępstwo. Wówczas pracodawcy grozi odpowiedzialność karna.  Aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji, warto dowiedzieć się, jak wyglądają procedury dotyczące pracowników z zagranicy. Pomóc może w tym szkolenie, w trakcie którego omawiamy nowe zasady zatrudniania cudzoziemców w 2025 r.