Jak wygląda archiwizacja dokumentacji pracowniczej? – zmiany w przepisach

Dokumentacja pracownicza należy do kategorii szczególnie ważnych dokumentów, co powoduje, że sposób i okres jej przechowywania został uregulowany przepisami prawa. Dane oraz informacje zawarte w dokumentach pracowniczych mają wpływ na ustalenie prawa do określonych świadczeń społecznych, a także pomagają w zdefiniowaniu ich wymiaru. Każdy pracodawca ma obowiązek przestrzegać aktualnych procedur dotyczących przechowywania oraz archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Osoby mające dostęp do akt osobowych pracownika powinny także na bieżąco, aktualizować swoją wiedzę w zakresie zmian w przepisach, w szczególności w obszarze Kodeksu pracy.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza to ogół dokumentów dotyczących pracownika zatrudnionego u danego pracodawcy. Składają się na nią tzw. akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Akta osobowe są podzielone na pięć części (A,B,C,D,E) w zależności od treści, zawartej w konkretnych dokumentach dotyczących pracownika. Do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy należą natomiast, między innymi, dokumenty odnoszące się do ewidencji czasu pracy.

Całość dokumentacji pracowniczej może być gromadzona i przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i w systemie teleinformatycznym. Niezależnie od zastosowanej formy prowadzenia akt pracowniczych, muszą być one przechowywane w sposób gwarantujący zachowanie odpowiedniej poufności, kompletności oraz integralności całego zbioru, a także w warunkach zapewniających ochronę przed ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dla zachowania odpowiedniego porządku, wszystkie oświadczenia oraz dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych układa się zgodnie z przebiegiem chronologicznym i nadaje się im odpowiednią numerację.

Dokumentacja pracownicza a zmiany w przepisach w 2023 roku

Rok 2023 przyniósł kilka istotnych nowelizacji Kodeksu pracy. Zmiany w przepisach prawa pracy wpłynęły także na konieczność dostosowania dokumentacji pracowniczej do aktualnie obowiązujących regulacji. 21 lutego 2023 r. weszły w życie przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracownika w zakładzie pracy. Ich skutkiem było rozszerzenie akt osobowych o nową część E, w której gromadzone są dokumenty związane z przeprowadzeniem wyżej wymienionej kontroli.  Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują także nowe zasady dotyczące pracy zdalnej, co wpłynęło na dodanie do części B akt osobowych odpowiednich dokumentów dotyczących wykonywania pracy w takiej formie.

Kolejne zmiany dotyczyły wdrożenia przepisów dwóch unijnych dyrektyw tzw. dyrektywy work-life balance oraz dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE. Regulacje te weszły w życie 26 kwietnia 2023 r. i spowodowały konieczność zaktualizowania akt osobowych w części B np. o dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy.  Zmiany w przepisach wpłynęły także na powstanie nowych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Są to w szczególności dane dotyczące ewidencji czasu pracy, takie jak np. wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej.

Ile wynosi okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia danego pracownika. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. wynosi on 50 lat. Do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. i przed 1 stycznia 2019 r. ma zastosowanie okres przechowywania wynoszący 50 lat lub 10 lat. Okres dziesięcioletni dotyczy tylko tych pracodawców, którzy złożyli za wszystkich pracowników odpowiednie raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W stosunku do osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. stosuje się 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy.