Zdarza się, że pracownik nie wykorzysta przysługującego mu, zaległego urlopu wypoczynkowego w określonym terminie. Najczęściej dzieje się tak z powodu rozwiązania umowy. Wtedy pojawia się konieczność wypłaty ekwiwalentu. I choć zasady tej procedury są określone w przepisach, w praktyce wokół tego tematu powstaje wiele pytań. Co uwzględnić w podstawie wymiaru? Jaki jest aktualny współczynnik? Przedstawiamy wskazówki, które ułatwią prawidłowe wyliczenie ekwiwalentu za urlop.

Do kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop? 

Pracodawca ma obowiązek rozliczyć pracownika za nieprzepracowane dni urlopowe. Powinien to zrobić maksymalnie ostatniego dnia zatrudnienia. Co ciekawe, w ostatnim czasie pojawił się projekt nowelizacji przepisów. Zgodnie z nim termin wypłaty ekwiwalentu za urlop miałby być przesunięty do dnia wypłaty ostatniego wynagrodzenia. Na ten moment nie wiadomo jednak czy ten przepis zostanie wprowadzony. 

Kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu? 

Zgodnie z art. 171 § 3 Kodeksu pracy, ekwiwalent nie jest należny, jeśli pracodawca i pracownik wspólnie ustalą, że niewykorzystane dni urlopowe zostaną wykorzystane w innym umownym okresie, na przykład w ramach nowej umowy u tego samego pracodawcy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej.  Warto w tym miejscu pamiętać, że tzw. porozumienie trójstronne (między pracownikiem oraz starym i nowym pracodawcą) nie jest w pełni zgodne z przepisami, więc PIP może zwrócić uwagę na tego typu proceder. 

Współczynnik do obliczania ekwiwalentu za urlop 2025

Współczynnik ekwiwalentu odpowiada za wyliczenie wartości jednego dnia urlopu. To uśredniona liczba dni pracy w miesiącu. Do 31 stycznia 2025 r. jego wartość wynosiła 20,83, natomiast od 1 lutego, po wprowadzeniu Wigilii jako dnia wolnego ‒ 20,75. Przy niepełnym etacie należy stosować wartość proporcjonalną. 

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent wyliczamy poprzez podzielenie średniej miesięcznej podstawy wynagrodzenia przez odpowiedni współczynnik, a następnie pomnożenie wyniku przez liczbę godzin urlopu. Podstawę liczy się uwzględniając stałe składniki, czyli pensję zasadniczą oraz zmienne, takie jak premie. Przy ustalaniu podstawy wymiaru należy brać pod uwagę zarobki z ostatnich 3 miesięcy pracy.  Prawidłowe obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i jego terminowe opłacenie to obowiązek każdego pracodawcy. Warto pamiętać jednak o tym, że jeśli istnieje taka możliwość, pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop przed rozwiązaniem umowy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zasad rozliczania urlopów, skorzystaj z naszych szkoleń z prawa pracy.