Kiedy pracodawca musi zgodzić się na pracę zdalną pracownika?

Nowelizacja Kodeksu pracy uregulowała system pracy zdalnej, który do tej pory obowiązywał przede wszystkim na mocy tzw. specustawy związanej z pandemią COVID-19. Praca zdalna pozwala na wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie, lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pomimo tego, że praca zdalna staje się coraz bardziej powszechnym zjawiskiem na rynku pracy, wciąż pojawia się wiele wątpliwości, co do zasad dotyczących jej stosowania.

Praca zdalna na wniosek pracownika czy na polecenie pracodawcy

Czy pracodawca w każdym wypadku musi się zgodzić na pracę wykonywaną przez pracownika w trybie zdalnym? Ze swojej strony zauważam, że nowy przepis Kodeksu pracy, dotyczący pracy zdalnej z art. 67¹⁹ §6 budzi wątpliwości zarówno pracodawców, jak i kadrowców. Wpływa na to w pewnym sensie narracja występująca w przestrzeni publicznej np. w Internecie, która wskazuje, że są przypadki, kiedy pracodawca powinien zgodzić się na pracę zdalną wykonywaną przez pracownika. Na początku warto wyjaśnić, że praca zdalna powinna być świadczona na podstawie uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, które następuje przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Ustawodawca wskazuje, że takie uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Poza tą zasadą istnieją wyjątkowe sytuacje, w których praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy.

Zgodnie z przepisami muszą zaistnieć określone przesłanki, którymi są okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Drugą możliwą przesłanką jest okres, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

 Kiedy pracodawca powinien zgodzić się na pracę zdalną

Ustawodawca wskazuje w znowelizowanym Kodeksie pracy sytuacje, w których co do zasady pracodawca ma obowiązek zgodzić się pracownikowi na pracę zdalną.  Są to 4 przypadki, które dotyczą pracownika opiekującego się dzieckiem niepełnosprawnym, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. Roku życia oraz pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny, który posiada orzeczenie o niepełnosprawności. W takim przypadku rzeczywiście przepis stanowi, że pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną.

Czy można odmówić pracy zdalnej pracownikowi?

Nie należy zapomnieć, że w powołanym przepisie jest również zapis odnoszący się do obiektywnej możliwości zapewnienia tego rodzaju pracy ze względu na warunki organizacyjne, a także rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Zatem jeżeli to jest rodzaj pracy, który wiąże się z kontaktami z innymi pracownikami, na co dzień, kontaktami z osobami z zewnątrz, kontaktami z klientami naszej firmy, a także, jeżeli jest to jednostka publiczna, w której są rozpatrywane sprawy urzędowe oraz wnioski petentów, to pracodawca ma uzasadnione prawo odpowiedzieć na taki wniosek złożony przez pracownika negatywnie. Warto także zaznaczyć, że praca zdalna nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych, prac w wyniku, których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, prac związanych z określonymi czynnikami chemicznymi, prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także prac powodujących intensywne brudzenie.

Pracodawca ma 7 dni roboczych liczonych od dnia złożenia wniosku pracownika o pracę zdalną, aby poinformować go o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku. Pamiętajcie Państwo, że ustawodawca nie zawarł w tej sytuacji żadnej sankcji karnej. Zatem negatywne rozpatrzenie wniosku o pracę zdalną w stosunku do danego pracownika, nie powoduje, że pracodawca popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. W sytuacji rozpatrywania wniosku pracownika o pracę zdalną to sam pracodawca musi obiektywnie ocenić, czy rodzaj świadczonej pracy oraz możliwości związane z organizacją pracy, rzeczywiście stwarzają warunki do wykonywania pracy w formie zdalnej. Jeżeli pracodawca stwierdzi, że obiektywnie jest to niemożliwe, będzie miał pełne prawo, także w tych szczególnych przypadkach, odmówić pracownikowi przejścia na pracę zdalną.