Spis treści
Już wkrótce przedsiębiorcy i podmioty publiczne będą musieli dostosować się do nowego obowiązku związanego z e-doręczeniami. Wprowadzenie cyfrowej formy komunikacji ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie bezpieczeństwa i efektywności korespondencji. Od kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać? Jakie konsekwencje niesie to dla firm i instytucji publicznych? Sprawdź, co warto wiedzieć, aby odpowiednio przygotować się na nadchodzące zmiany.
E-doręczenia to nowoczesna forma komunikacji, która ma zastąpić korespondencję za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). To alternatywa dla listów poleconych z potwierdzeniem odbioru, bo z punktu widzenia prawa ma taką samą moc (to najważniejsza różnica w porównaniu z korespondencją mailową).
Rozwiązanie usprawni i przyspieszy przepływ informacji, ponieważ wyeliminuje konieczność korzystania z usług transportowych. Nie będzie potrzebna też wiedza o miejscu zamieszkania adresata.
E-doręczenia pomiędzy podmiotami publicznymi mają być bezpłatne. Jeśli podmiot będzie chciał skorzystać z usługi w kontaktach z osobami prywatnymi, będzie mógł wysłać płatne e-doręczenie.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych została ustanowiona 18 listopada 2020 r., ale do tej pory nie miała większego wpływu na rzeczywistość. Potocznie określano ją nawet „martwą ustawą”. W praktyce wiele podmiotów publicznych, zwłaszcza na szczeblu samorządowym, nie przystosowało się do nowych wytycznych.
Z informacji przekazanych przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że z e-doręczeń korzystało tylko 25% podmiotów publicznych. Było tak dlatego, że ustawa nie wprowadzała takiego obowiązku. To zmieniło się jednak na skutek nowelizacji, która zakłada stworzenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych – obligatoryjnego dla urzędów i przedsiębiorców.
Obowiązek stosowania e-doręczeń jest wprowadzany stopniowo. Najważniejszą datą jest 1 stycznia 2025 roku – od tego momentu e-doręczenia stają się obowiązkowe dla większości grup, takich jak podmioty publiczne oraz zawody zaufania publicznego.
Wśród podmiotów publicznych więcej czasu na dostosowanie się mają Jednostki Samorządu Terytorialnego i ich związki, a także związki metropolitalne, samorządowe zakłady budżetowe, sądy, trybunały, prokuratura, organy ścigania, komornicy i Służba Więzienna. Te podmioty powinny to zrobić do 01.10.2029 r.
Dłuższy okres na adaptację dotyczy też podmiotów niepublicznych:
Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r., obowiązek dostosowania się do nowych przepisów dotyczy:
Obowiązek korzystania z e-doręczeń nie obejmuje na razie osób fizycznych, które mogą korzystać z tej usługi dobrowolnie.
Aby realizować doręczenia elektroniczne, konieczne jest posiadanie skrzynki do e-doręczeń. W tym celu należy złożyć wniosek o wpisanie adresu korespondencyjnego do bazy adresów elektronicznych (BAE). Podmioty publiczne powinny zrobić to za pośrednictwem e-usługi dostępnej na stronie Gov.pl. Przedsiębiorcy mogą wypełnić formularz na Biznes.gov.pl.
Czasu na dostosowanie się do przepisów jest coraz mniej. Większość podmiotów powinna być gotowa od początku nowego roku, dlatego warto zająć się założeniem elektronicznej skrzynki już teraz.
Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z obowiązkiem weryfikacji legalności pobytu danej osoby w kraju. Dlatego organy państwowe mają prawo sprawdzić, czy obcokrajowiec został zatrudniony zgodnie z
Archiwum zakładowe jako miejsce przechowywania ważnych dokumentów z wrażliwymi danymi musi spełniać ściśle określone wymagania prawne i organizacyjne. Od właściwego wyposażenia, przez warunki bezpieczeństwa i
Umowy na czas określony są popularną formą zatrudnienia, ale nie można ich zawierać bez końca. Polskie prawo wyznacza konkretne limity, których pracodawca nie może przekraczać.