Rozwiązywanie konfliktów w pracy – jak budować komunikację między pracownikami?

Konflikty w pracy są nieuniknione – różne osobowości, odmienne podejścia do zadań czy napięte terminy mogą prowadzić do spięć między pracownikami. Najlepiej zapobiegać powstawaniu sporów, ale nie zawsze jest to możliwe. Dlatego tak cenna jest umiejętność ich skutecznego rozwiązywania. Jak poprawić komunikację w zespole, by uniknąć konfliktów lub zakończyć je na wczesnym etapie? Przedstawiamy sprawdzone metody, które pomogą zbudować przyjazną atmosferę w miejscu pracy. 

Komunikacja w pracy i rozwiązywanie konfliktów – szkolenia z kompetencji miękkich

Dobra komunikacja w pracy przekłada się na lepszą organizację, a także większą efektywność i zaangażowanie całego zespołu w realizację powierzonych projektów lub zadań. Interakcje zachodzące pomiędzy pracownikami mogą wynikać nie tylko z określonych cech charakteru i przyzwyczajeń, ale także z istniejącego w danym środowisku pracy systemu hierarchii i zależności. Kluczem do zbudowania przyjaznej atmosfery w pracy jest właściwa komunikacja zarówno w relacjach pomiędzy współpracownikami, jak i na linii pracownik-przełożony.

Nad poprawą jakości komunikacji w miejscu pracy można i warto popracować, często przy zastosowaniu niewielkich nakładów oraz środków. W budowaniu i wzmacnianiu prawidłowej komunikacji może pomóc wiedza o rodzajach i źródłach konfliktów w miejscu pracy. Szansą na zbudowanie zgranego zespołu pracowników może być także udział w szkoleniach z kompetencji miękkich, które łączy zagadnienia teoretyczne z praktycznymi ćwiczeniami w zakresie komunikowania się oraz rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy. W naszej ofercie posiadamy szkolenie, którego celem jest poprawa komunikacji w pracy oraz zapobieganie powstaniu poważnych konfliktów w zespole.

Czym jest konflikt? Rodzaje konfliktów w miejscu pracy

Konflikty są nieuchronnym zjawiskiem zarówno w prywatnych relacjach międzyludzkich, jak i podczas współpracy w ramach danej organizacji. Konflikt w miejscu pracy można zdefiniować, jako istnienie pewnej sprzeczności w postrzeganiu rzeczywistości przez co najmniej dwie strony, co przekłada się na odmienne realizowanie celów, zadań, interesów oraz postaw. Na brak komunikacji między pracownikami i powstawanie sytuacji konfliktowych mają wpływ niewątpliwie różnice w osobowości, a także wysyłane komunikaty werbalne i niewerbalne, wyrażane mową ciała.

Rodzaje konfliktów, które mogą występować w danej organizacji mają charakter:

• wewnętrzny (dotyczy sytuacji, w której określona osoba nie może sprostać wymaganiom innych lub powierzonym obowiązkom),

• jednostkowy (konflikt pomiędzy co najmniej dwiema osobami w miejscu pracy),

• grupowy (dotyczy sytuacji konfliktu między grupami pracowniczymi),

• mieszany (konflikt pomiędzy daną jednostką, a grupą pracowników).

Jakie są źródła konfliktów w organizacji?

Komunikacja między pracownikami odbywa się na wielu różnorodnych płaszczyznach, które dotykają zarówno spraw prywatnych, jak i środowiska pracy. Każda z tych sfer może być źródłem czynników, które powodują występowanie sytuacji konfliktowych.

Przykładowe źródła konfliktów w miejscu pracy to:

• różnice wynikające z cech charakteru, osobowości, wyznawanych wartościach, czy światopoglądzie,

• różnice w wynagrodzeniach oraz partycypacji w innych zasobach firmy,

• niewłaściwa organizacja pracy oraz odmienne poglądy dotyczące realizacji założonych celów,

• pojawienie się nowego pracownika lub rywalizacja w ramach grup pracowników,

• niewłaściwa struktura zarządzania i błędny dobór osób na stanowiska kierownicze.

Jak poprawić komunikację pracy?

Dobra komunikacja w zespole jest wynikiem prawidłowej oceny środowiska pracy i panujących w nim relacji oraz zastosowania odpowiednich technik i metod komunikowania. Znajomość źródeł konfliktów oraz barier komunikacyjnych pozwala odpowiednio wcześnie reagować na sytuacje kryzysowe oraz niwelować zaistniałe spory. Na umiejętne rozwiązywanie konfliktów w pracy ma wpływ asertywna komunikacja, a także wzajemny szacunek i właściwa organizacja miejsca pracy.

Wiedza w zakresie metod rozwiązywania sporów w organizacji pozwala dostrzec nie tylko negatywne, ale także pozytywne strony powstałego konfliktu. Właściwa diagnoza i rozwiązanie problemów na tle komunikacji w miejscu pracy może przyczynić się do większego zintegrowania zespołu, wyeliminowania osób działających na szkodę firmy, usprawnienia procesów zarządzania, a także zwiększenia innowacyjności oraz efektywności.

Jak rozwiązać konflikt między pracownikami?

Rozwiązywanie konfliktów w pracy wymaga odpowiedniego podejścia do problemu. Warto zastosować następujące kroki: 

1. Zidentyfikuj źródło konfliktu 

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, co dokładnie powoduje napięcie. Może to być różnica w oczekiwaniach, brak jasności w podziale obowiązków lub różnice w stylach pracy. Ważne jest, aby nie opierać się na domysłach, lecz rozmawiać z każdą stroną konfliktu. 

2. Zapewnij neutralną przestrzeń na rozmowę 

Konfliktów nie można skutecznie rozwiązywać „przy okazji”. Organizacja spotkania w spokojnym, neutralnym miejscu pozwoli obu stronom skoncentrować się na rozwiązaniu problemu, a nie na emocjach. 

3. Słuchaj obu stron z uwagą 

Każdy uczestnik konfliktu powinien mieć możliwość wypowiedzenia się bez przerywania. Aktywne słuchanie i okazywanie zrozumienia stworzą podczas spotkania atmosferę wzajemnego szacunku. 

4. Określ wspólne cele 

Znalezienie punktów wspólnych, takich jak dobro zespołu czy osiągnięcie wyznaczonych celów, może pomóc stronom skupić się na współpracy, a nie na różnicach. 

5. Wybierz odpowiednie rozwiązanie 

Po zidentyfikowaniu problemu i wysłuchaniu obu stron należy wspólnie znaleźć rozwiązanie, które będzie satysfakcjonujące dla wszystkich. Może to być podział obowiązków, zmiana priorytetów lub wsparcie zewnętrzne. 

6. Monitoruj sytuację 

Konflikt może zostać rozwiązany tylko wtedy, gdy uzgodnione zmiany zostaną faktycznie wprowadzone. Ważne jest, aby mediator regularnie sprawdzał, czy sytuacja się poprawiła. 

Kto odpowiada za rozwiązywanie konfliktów w pracy? 

W większości organizacji za rozwiązywanie konfliktów odpowiada menadżer, ponieważ to on nadzoruje zespół i jego współpracę. Jednak jego rola nie ogranicza się do bycia arbitrem – musi także wspierać komunikację i budować atmosferę sprzyjającą współpracy. Dobrze, jeśli potrafi identyfikować tzw. ukryte konflikty w pracy, czyli takie, w których nie doszło jeszcze do eskalacji. 

Do rozwiązywanie bardziej złożonych sporów mogą być zaangażowani specjaliści ds. HR, którzy posiadają doświadczenie w mediacjach. Ich zadaniem jest zapewnienie neutralności i spojrzenie na problem z perspektywy całej organizacji. 

Z punktu widzenia menadżera lub szefa firmy warto także wspierać pracowników w rozwijaniu kompetencji miękkich, dzięki którym sami będą potrafili rozwiązywać drobne nieporozumienia.