Procedura zgłoszeń wewnętrznych – kto powinien ją wdrożyć?

W obliczu wprowadzonej 14 czerwca 2024 r. Ustawy o ochronie sygnalistów, bardzo popularnym w ostatnim czasie tematem jest konieczność wprowadzenia skutecznej procedury zgłoszeń wewnętrznych. To element, który powinien być wdrożony w firmach i instytucjach publicznych. Czy każdy podmiot ma obowiązek opracowania własnych procedur zgłoszeniowych? Okazuje się, że nie, ale jest dość spore grono przedsiębiorstw, na których wymóg ten spoczywa, a ich właściciele nie mają takiej świadomości. O kim mowa i kto powinien w najbliższym czasie zainteresować się tematem procedur zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów? 

Na czym polega procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów to zestaw działań i mechanizmów, które organizacja musi wdrożyć, aby umożliwić pracownikom bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości. Zasady zgłoszeń wewnętrznych dokładnie omówione zostały w rozdz. 3 Ustawy o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928). Procedura obejmuje ustanowienie kanałów zgłaszania, które są poufne i łatwo dostępne dla wszystkich pracowników. Określa też: 

• jednostkę, która ma zajmować się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń (w tym weryfikacją), 

• zasady postępowania przy otrzymaniu zgłoszenia, 

• sposób potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (sygnalista powinien dostać taką informację do 7 dni), 

• sposób przekazywania zgłoszeń zewnętrznym organom (do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów śledczych), 

• termin na informacje zwrotną do sygnalisty o postępach w sprawie (do 3 miesięcy). 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – kto musi przygotować? 

Obowiązek przygotowania procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na podmiotach działających zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich procedur (z wyjątkiem urzędów gmin i powiatów, w których liczba mieszkańców jest mniejsza, niż 10 000). Kryterium dotyczące pracowników obejmuje stan zatrudnienia na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Warto podkreślić, że wymóg obejmuje wszystkie podmioty prawne z sektora publicznego i firmy, które tym podmiotom podlegają – niezależnie od liczby zatrudnionych, konieczne jest wdrożenie procedury. 

Kto może nie wiedzieć o tym obowiązku? 

W kontekście obowiązku zastosowania procedury zgłoszeń wewnętrznych w przestrzeni publicznej najczęściej wymienia się ilościowe kryterium zatrudnienia. Dlatego wielu przedsiębiorców nie ma świadomości, że oni także muszą wdrożyć konkretne rozwiązanie. A jak się okazuje lista podmiotów jest, które powinny zainteresować się tym tematem dłuższa. Wynika to z art. 23 ust. 3 Ustawy o ochronie sygnalistów. Brzmi on następująco: 

Próg, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. 

Co oznacza ten punkt ustawy? Że do grona podmiotów, które muszą wdrożyć procedurę zgłoszeń dla sygnalistów zalicza się też: 

• pośredników ubezpieczeniowych, 

• notariuszy, adwokatów, radców prawnych, prawników zagranicznych oraz doradców podatkowych w określonym zakresie, 

• biura rachunkowe 

• kantory lub lombardy, 

• pośredników w obrocie nieruchomościami, 

• operatorów pocztowych, 

• fundacje i stowarzyszenia. 

Do kiedy trzeba wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych? 

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy wprowadzić do dnia, w którym Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie. Początkowo miało się to stać 25 września 2024 r. Resort pracy ogłosił jednak, że ustawa zacznie obowiązywać od 1.01.2025 r. Podmioty objęte obowiązkiem dostosowania się do nowych przepisów, które nie wdrożą odpowiedniej procedury mogą zostać ukarane karą grzywny. 

Uwaga! 

O procedurze wewnętrznej należy poinformować wszystkich pracowników. Dotyczy to też nowo przyjętych do pracy osób i kandydatów do zatrudnienia! 

Ustawa o sygnalistach – jak przygotować wzór procedury? 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to dokument firmowy, który w zrozumiały, prosty sposób wyjaśnia zasady obowiązujące przy zgłaszaniu nieprawidłowości przez sygnalistę. Oczywiście można opracować ją samodzielnie, ale niewiele firm czy instytucji wie, w jaki sposób zrobić to prawidłowo. Dlatego najbardziej komfortowym rozwiązaniem jest pomoc z zewnątrz. 

Skorzystaj z naszych szkoleń, aby otrzymać gotowy wzór procedury do wdrożenia w swojej firmie! W trakcie szkolenia wspólnie dopasujemy go do charakteru prowadzonej przez Ciebie działalności.