Zatrudnienie pracownika to nie tylko ważna decyzja personalna, ale także szereg formalności i obowiązków, które spoczywają na pracodawcy. Należy dobrać formę zatrudnienia – umowę o pracę, zlecenie czy dzieło – oraz dopełnić wymaganych zgłoszeń, np. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Do tego dochodzi jeszcze kwestia prawidłowego policzenia kosztów zatrudnienia. Na szczęście istnieją różne formy wsparcia, takie jak dofinansowania czy ulgi, z których warto korzystać. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez najważniejsze kwestie związane z zatrudnieniem nowego pracownika. 

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika? 

Koszty zatrudnienia pracownika to nie tylko wynagrodzenie brutto, które ustalane jest w umowie o pracę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy), ale także składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze publiczne. Pracodawca odprowadza składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 81 i nast.). Wysokość tych składek zależy od branży i liczby zatrudnionych pracowników. Dodatkowo, pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, co regulują art. 104 i 104a ustawy o promocji zatrudnienia.  Koszt zatrudnienia może zwiększyć się także o inne świadczenia wynikające z układów zbiorowych pracy czy regulaminów wewnętrznych. Działy księgowości i HR powinny dokładnie kalkulować te wszystkie składniki, by prawidłowo wyliczyć całkowite koszty zatrudnienia. Pamiętajmy też, że wymiar czasu pracy – czy to pełny etat, część etatu, czy elastyczny grafik – wpływa na wysokość wynagrodzenia.  Pełną wiedzę na temat zatrudnienia można w łatwy sposób zdobyć poprzez specjalistyczne kursy z prawa pracy, które ułatwiają pracodawcy zrozumienie procesu zatrudnienia pracownika od strony prawnej i finansowej. 

Kiedy kandydat staje się pracownikiem – czy w dniu podpisania umowy, czy w dniu rozpoczęcia pracy? 

Z punktu widzenia prawa pracy, kandydat staje się pracownikiem z chwilą zawarcia ważnej umowy o pracę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Sam podpis umowy jest momentem nawiązania stosunku pracy, który powoduje powstanie wzajemnych praw i obowiązków pracodawcy i pracownika. Natomiast rozpoczęcie pracy jest momentem wykonania obowiązków wynikających z umowy.  W praktyce oznacza to, że prawa pracownicze (np. prawo do urlopu czy wynagrodzenia) zaczynają obowiązywać od dnia zawarcia umowy, nawet jeśli pracownik formalnie zaczyna pracę później. Dlatego tak ważne jest, aby data zawarcia umowy była jasno określona i od niej liczyć wszystkie terminy związane z zatrudnieniem.  Warto jednak pamiętać, że w przypadku, gdy umowa przewiduje rozpoczęcie pracy w terminie późniejszym niż dzień podpisania, pracownik nie ma obowiązku świadczenia pracy przed tą datą, a pracodawca nie musi wypłacać wynagrodzenia za okres przed jej rozpoczęciem. 

Obowiązki formalne przy zatrudnieniu – o czym należy pamiętać? 

Po podpisaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na badania wstępne (art. 229 Kodeksu pracy) oraz przeprowadzić szkolenie BHP (art. 237³ Kodeksu pracy). Konieczne jest również założenie akt osobowych i zgłoszenie pracownika do ZUS w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Warto pamiętać o konieczności pobrania formularza PIT-2, oświadczenia RODO oraz zapoznania z regulaminem pracy (art. 104 Kodeksu pracy – obowiązkowy przy zatrudnianiu co najmniej 50 osób). Infografika prezentująca porównanie form zatrudnienia pracowników

Dofinansowanie na zatrudnienie pracownika 

Pracodawcy mają możliwość korzystania z różnorodnych form dofinansowania zatrudnienia, które oferują urzędy pracy na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (art. 46 i 47). Najczęściej dofinansowanie dotyczy refundacji części wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych osób bezrobotnych, osób po 50. roku życia, osób długotrwale bezrobotnych lub z innych grup wymagających wsparcia.  Przykładowo, urząd pracy może refundować pracodawcy część kosztów wynagrodzenia przez określony czas, co znacząco obniża koszty zatrudnienia. Takie rozwiązania są szczególnie korzystne dla firm chcących aktywizować osoby zagrożone wykluczeniem z rynku pracy. Dział HR może regularnie śledzić dostępne programy dofinansowań i w razie potrzeby korzystać z nich, aby optymalizować koszty zatrudniania nowych pracowników. 

Zatrudnienie pracownika po 55. roku życia 

Zatrudnienie osób po 55. roku życia wiąże się z dodatkowymi wymaganiami, ale też korzyściami dla pracodawców. Przede wszystkim, art. 94 § 1 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków pracy dostosowanych do wieku i potrzeb starszych pracowników, np. poprzez zmianę stanowiska lub organizacji pracy.  Osoby powyżej 55. roku życia często mogą liczyć na dofinansowanie zatrudnienia z urzędów pracy, co zostało określone w art. 47 ustawy o promocji zatrudnienia. Pracodawca ma też możliwość stosowania elastycznych rozwiązań, takich jak indywidualny rozkład czasu pracy zgodnie z art. 142 Kodeksu pracy czy zmniejszenie wymiaru czasu pracy (np. w ramach prac lekkich lub połowy etatu).  Dzięki temu starsi pracownicy mogą dłużej aktywnie uczestniczyć na rynku pracy, a pracodawcy zyskują doświadczony personel przy jednoczesnym wsparciu finansowym. 

Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy 

Ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy wymaga przestrzegania kilku istotnych zasad. Przede wszystkim, zgodnie z art. 25 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, jednak zawieranie kolejnych umów na czas określony jest ograniczone do 33 miesięcy i maksymalnie trzech umów (art. 25¹).  W przypadku zatrudniania ponownego ważne jest także respektowanie okresów wypowiedzenia (art. 36) i ewentualnych klauzul zakazu konkurencji (art. 101¹). Działy HR powinny prowadzić skrupulatną dokumentację dotyczącą historii zatrudnienia pracownika, aby uniknąć naruszeń przepisów, które mogą skutkować sankcjami prawnymi.