Od 2025 roku wchodzą w życie przepisy, które umożliwiają szersze stosowanie elektronicznych form składania wniosków pracowniczych. Dotyczy to m.in. podań o wyjście prywatne, zgłoszeń o odbiór czasu wolnego za nadgodziny, a także dokumentów takich jak wniosek o wolne za nadgodziny czy wniosek o urlop. Zmiana ta jest odpowiedzią na rosnącą cyfryzację procesów kadrowych i ma na celu uproszczenie kontaktów między pracownikiem a pracodawcą.

Wnioski pracownicze – podstawa prawna i zakres zmian 

Dotychczas przepisy nie wskazywały jednoznacznie, czy wniosek ma mieć formę papierową czy elektroniczną. W praktyce część firm wymagała podpisanego druku, inne akceptowały maila. Nowelizacja prawa pracy porządkuje te kwestie, dopuszczając obie formy pod warunkiem zapewnienia autentyczności i czytelności danych.  Oznacza to, że na pytanie: czy wniosek o urlop macierzyński trzeba złożyć osobiście, odpowiedź w świetle zmian w prawie pracy 2025/2026 brzmi: nie – jeśli regulamin pracy w danej firmie dopuszcza formę elektroniczną. 

Wnioski o urlop, wolne za nadgodziny czy wyjścia prywatne – kodeks pracy 

Pracodawca, który chce wprowadzić elektroniczne rozwiązania, musi dostosować regulamin pracy. To właśnie w tym dokumencie powinny znaleźć się zapisy, w jakiej formie składane są wnioski oraz jak wygląda proces ich akceptacji. Regulamin powinien określać: 
  • czy obowiązuje wyłącznie forma papierowa, czy dopuszcza się też wnioski poprzez e-mail, 
  • kto zatwierdza wnioski i w jakim czasie, 
  • czy dopuszczalny jest podpis elektroniczny, czy wystarczy wysłanie wniosku z firmowego adresu pracownika. 

Wnioski przez e-mail a obowiązek archiwizacji 

Co istotne, pracodawca powinien zapewnić archiwizację wniosków pracowniczych (takich jak np. wnioski o urlop) w aktach osobowych. W praktyce oznacza to, że mail pracownika, w którym zgłasza on odbiór czasu wolnego za nadgodziny lub prosi o wyjście prywatne, musi być włączony do dokumentacji kadrowej – czy to w postaci wydruku, czy zapisu w systemie. 

Obowiązki pracodawcy 

W obliczu wprowadzonej nowelizacji Kodeksu Pracy dotyczącej papierowych i elektronicznych wniosków pracodawca powinien: 
  1. Zaktualizować regulamin pracy i dostosować go do nowych przepisów. 
  2. Zapewnić pracownikom jasne instrukcje – np. czy wniosek o wolne za nadgodziny może być przesłany z prywatnej poczty, czy wyłącznie z firmowego adresu. 
  3. Zadbać o archiwizację – aby żaden dokument nie „zginął” w korespondencji e-mail. 
  4. Przeszkolić pracowników działu kadr oraz kierowników. 

W tym zakresie pomocne może być szkolenie wyjazdowe, które omawia najnowsze regulacje i praktykę prowadzenia dokumentacji papierowej oraz elektronicznej. 


Nowe przepisy zwiększają elastyczność – pracownik może szybciej przesłać wniosek o urlop, a pracodawca zaakceptować go nawet poza biurem. To skraca decyzje i ułatwia planowanie. Wyzwania dotyczą głównie bezpieczeństwa i archiwizacja dokumentów. Brak jasnych zapisów w regulaminie grozi chaosem, dlatego firma powinna zadbać o jego aktualizację.