Ochrona sygnalistów zagwarantowana poprzez ustanowienie przepisów regulujących kwestię informowania o nieprawidłowościach w zakładach pracy wiąże się z koniecznością dostosowania się firm do nowej rzeczywistości prawnej. Osoby, które decydują się ujawnić nadużycia w miejscu pracy, muszą mieć możliwość skorzystania z wewnętrznej procedury zgłoszenia. Tak wynika z Art. 24 Ustawy o ochronie sygnalistów. W momencie wdrażania konkretnych rozwiązań u wielu przedsiębiorców pojawia się natomiast pytanie, kto może dokonywać zgłoszenia. Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, wyjaśniamy, kim są sygnaliści i kto może nim zostać.

Sygnalista – kto to?

Sygnalista, zwany również „whistleblowerem”, to osoba fizyczna, która decyduje się ujawnić nieprawidłowości w miejscu pracy. Jej zgłoszenie może obejmować praktyki niezgodne z prawem, wywołujące zagrożenia zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, czy też działania, które mogą mieć negatywny wpływ na środowisko (więcej o tym, jakie naruszenia wolno zgłaszać sygnalistom pisaliśmy w poprzednim artykule dotyczącym Ustawy o ochronie sygnalistów).  Co istotne, zgodnie z ustępem 1 Art. 4 wspomnianej ustawy, sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń tylko na skutek informacji zdobytych w kontekście związanym z pracą. W Art. 2 jest to wyjaśnione w sposób następujący:  „Należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.” 

Warunki, które muszą spełniać sygnaliści

Aby osoba fizyczna mogła zostać uznana za sygnalistę, musi spełnić określone warunki. Przede wszystkim, zgłoszenie ma dotyczyć spraw o istotnym znaczeniu publicznym, a nie jedynie kwestii osobistych czy wewnętrznych konfliktów. Chodzi zatem wyłącznie o nieprawidłowości wymienione w  Art. 3. Ust. 1. Ustawy o ochronie sygnalistów.  Sygnaliści muszą też mieć wartościowy dowód w sprawie. Nie mogą sygnalizować jedynie domysłów, które nie mają żadnego uzasadnienia. Zgłoszenie można wysyłać jedynie wtedy, gdy nieprawidłowości rzeczywiście mają miejsce i mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno z punku widzenia firmy, jak i innych podmiotów. Co istotne, fałszywe zawiadomienia podlegają odpowiedzialności karnej    Dodatkowo, zgłoszenie powinno być dokonane w odpowiedniej formie i zgodnie z procedurami zgłoszeń wewnętrznych, które są przewidziane przez prawo lub regulacje wewnętrzne danej organizacji. W przeciwnym razie zawiadomienie może nie zostać uznane za działanie sygnalisty, a to wpływa na brak ochrony prawnej. Wprowadzona przez polski sejm ustawa z 14 czerwca 2024 roku przewiduje trzy możliwości: zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne. 

Sygnaliści – jaka jest ich rola?

W opinii publicznej sygnaliści często postrzegani są negatywnie. Z przyczyn historycznych w Polsce zgłaszanie nieprawidłowości we własnej firmie przez wielu utożsamiane jest z denuncjacją, czyli, mówiąc potocznie, donosem.  Rola sygnalistów jest jednak pozytywna. Ujawniając informacje, które mogą być ukrywane, stają się strażnikami prawa, interesu społecznego. Poprzez zgłoszenia prowadzą do zainicjowania wewnętrznych dochodzeń, reform organizacyjnych, a nawet do podjęcia działań prawnych przeciwko sprawcom naruszeń. To dzięki sygnalistom można na wczesnym etapie zapobiegać nielegalnym praktykom biznesowym czy zaniedbaniom zagrażającym zdrowiu i bezpieczeństwu innych. Sygnaliści pozwalają zatem uchronić firmę przed poważniejszymi konsekwencjami.  

Kto może być sygnalistą?

Zgodnie z przepisami sygnalistą może być każdy, kto w kontekście związanym z pracą dowiedział się o nieprawidłowościach z Art. 3. Ust. 1. Ustawy o ochronie sygnalistów. Zbiór tego typu osób jest więc dość szeroki. Zgłaszającym naruszenie może zostać pracownik (niezależnie od tego, czy jest związany z firmą na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej), także jeśli wykonuje pracę tymczasową. Sygnalistą będzie też przedsiębiorca, który współpracuje z daną firmą, a nawet: 
  • wspólnik lub akcjonariusz, 
  • prokurent, 
  • członek organu jednostki organizacyjnej, która nie ma osobowości prawnej (np. członek rady nadzorczej), 
  • osoba fizyczna, która wykonuje obowiązki służbowe pod kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy oraz dostawcy, 
  • stażysta, 
  • praktykant, 
  • wolontariusz, 
  • żołnierz, 
  • funkcjonariusz. 
W ustawie podkreślony został fakt, że sygnalistą może być nie tylko pracownik obecnie związany umową z zakładem, ale też kandydat na stanowisko lub były pracownik. Tak wynika z Art. 4 Ust. 2, który brzmi następująco:  ”Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w Ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.”  Uwaga!  W związku z tym, że katalog podmiotów, które mogą być sygnalistami jest otwarty, zaleca się opublikowanie wewnętrznej procedury zgłoszeniowej na stronie internetowej przedsiębiorstwa. Dzięki temu osoby, które na co dzień nie przebywają w zakładzie, ale są z nim związane, będą miały dostęp do tego dokumentu. Pozwoli to uniknąć danemu podmiotowi oskarżenia o utrudnianie dokonania zgłoszenia!

Czy sygnaliści są anonimowi?

Sygnaliście przysługuje prawo do zachowania poufności. Pracodawca nie może podawać do publicznej wiadomości informacji o tym, kto dokonał zgłoszenia. Nie ma też prawa przekazywania takich danych osobom nieupoważnionym. Takie działanie objęte jest karą grzywny.  Co istotne, wewnętrzna procedura może dopuszczać możliwość anonimowego sygnalizowania nieprawidłowości. Jeśli jednak sygnaliści składają wniosek pod własnym imieniem i nazwiskiem, to zapewnienie o anonimowości nie oznacza wcale, że pracodawca nie pozna ich tożsamości. Zgodnie z punktem 2 Art. 29 Ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów administratorem danych osobowych zawartych w rejestrze zgłoszeń jest podmiot prawny, a zatem pracodawca, dyrektor czy wójt.

Kiedy uzyskuje się status sygnalisty?

Tę kwestię reguluje Art. 6 wspomnianej ustawy. Zgodnie z jego treścią status sygnalisty wraz z ochroną przed działaniami odwetowymi uzyskuje się od momentu dokonania zgłoszenia, które musi być jednak prawidłowe i uzasadnione. 

Czy sygnaliści otrzymują wynagrodzenie za dokonanie zgłoszenia?

Zgłaszać naruszenia mogą osoby pracujące na różnych stanowiskach. Bycie sygnalistą nie oznacza dodatkowych korzyści materialnych. To nie zawód ani funkcja. Motywacją do działania w tej roli jest przede wszystkim troska o interes publiczny. Jedyne wynagrodzenie, jakie mogą otrzymać sygnaliści to te wynikające ze stosunku pracy.  O tym, kto może być sygnalistą i jakie warunki musi spełniać zgłoszenie warto edukować nie tylko pracodawców i inne podmioty prawne, ale też pracowników firm. Nie jest to obowiązkowe, ale pozwoli zbudować kulturę organizacyjną, która promuje przejrzystość, odpowiedzialność i otwartość na zgłoszenia. Dzięki szkoleniom z zakresu Ustawy o ochronie sygnalistów, kadra pracownicza pozna skutki dokonania fałszywego zgłoszenia, dowiadując się, do jakich celów służy procedura zgłoszeniowa.