Szkolenie online – szkolenie na żywo, bez konieczności spotykania się. Uczestnicy w czasie rzeczywistym widzą i słyszą wykładowcę oraz omawianą prezentację w trakcie wykładu. Można na żywo zadawać pytani przez mikrofon lub na czacie. Wystarczy posiadać komputera z dostępem do Internetu oraz mikrofon
PROGRAM SZKOLENIA
Szkolenie skierowane jest do: pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Cel szkolenia:
Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD.
- Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
- Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
- Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne
2.Obieg dokumentacji w systemie EZD
- Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
- System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
- Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
- EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
- Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
- Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje
- Czynności kancelaryjne w systemie EZD
Zadania punktów kancelaryjnych.
- rejestracja wpływów
- odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
- wprowadzanie metadanych
- realizacja dekretacji
- tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
- obsługa korespondencji wychodzącej
Zadania komórek merytorycznych
- pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
- zakładanie spraw
- prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej
Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej
Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD
- Archiwum Zakładowe w systemie EZD.
- Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
- Przejmowanie zawartości składów
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
