Czy w umowie o pracę pracownika może znajdować się jego adres zamieszkania? To problem, z którym często się spotykam. Takich pytań mam sporo od kadrowców, ponieważ wszyscy mówią: my zawsze ten adres wpisywaliśmy. Ja mówię: zastanówcie się. Myśmy pisali adres zamieszkania dlatego, że był wzór umowy o pracę. Był wzór umowy o pracę, który obowiązywał do 31 grudnia 2018 roku. I w tym wzorze oficjalnym, wynikającym z rozporządzenia ówczesnego, rzeczywiście mieliśmy adres zamieszkania jako jedną z danych, którą wskazywaliśmy w umowie o pracę. Zwróćcie Państwo uwagę na jedną rzecz – po wejściu w życie RODO i po dostosowaniu przepisów Kodeksu pracy do RODO, co nastąpiło 4 maja 2019 roku, adres zamieszkania jest daną osobową, którą mogę pobrać od pracownika. A zatem nie mogę pobrać tej danej osobowej od kandydata.
Zauważcie, pracownik staje się pracownikiem w chwili podpisania umowy o pracę. A zatem ja nie mogę mieć adresu zamieszkania, dopóki mój pracownik nie podpisze umowy o pracę. Więc skąd miałbym wpisać ten adres zamieszkania do umowy, skoro zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa pracy, ja jeszcze nie mam prawa takiej danej osobowej posiadać. Zwróćcie Państwo uwagę na inną rzecz – wiele osób mówi: no ale zaraz, zaraz, przecież kierujemy pracownika na badanie profilaktyczne wstępne, tam w skierowaniu na badanie wpisujemy adres zamieszkania. Po pierwsze, my nie mamy obowiązku wpisywania tam w skierowaniu na badania wstępnie adresu zamieszkania. To, że mamy taki druk, możemy tej danej nie wpisywać. I zapewniam Państwa, że lekarz dokona tych badań i wyda odpowiednie orzeczenie lekarskie.
Pojawiła się wypowiedź Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W tym biuletynie dla inspektorów ochrony danych osobowych napisano, że wprawdzie jakby pracodawca pobrał od pracownika, właściwie od kandydata, adres zamieszkania, celem wpisania go do skierowania na badania lekarskie, to nie popełni błędu. Pracodawca musi pamiętać, że nie może tej danej wykorzystać w żadnym innym celu. A zatem na moich szkoleniach wzór umowy o pracę, który udostępniam uczestnikom szkolenia, nie zawiera adresu zamieszkania. Wiem, że niektórzy z Państwa przyzwyczaili się, że adres zamieszkania wpisywaliśmy do umowy. Proszę zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz – to jest dana nieweryfikowalna na dzień dzisiejszy. Jej nie ma w dowodzie osobistym.
A zatem zwracam Państwa uwagę, że umowa o pracę żadnego adresu zamieszkania nie musi zawierać, a moim zdaniem nie powinna zawierać. Nie jest nam to do niczego potrzebne. Jeżeli ktoś z Państwa oczywiście zada mi pytanie: no ale jak my rozróżnimy w takim razie dwóch pracowników o identycznym imieniu i nazwisku? Proszę bardzo, przecież możemy się posłużyć w tej umowie o pracę datą urodzenia. Czyli przy imieniu i nazwisku mogę wpisać datę urodzenia pracownika. Dlaczego? Bo data urodzenia jest akurat daną osobową, którą ja mam prawo zgodnie z art. 22. § 1. przetwarzać już na etapie kandydata, jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę.
Zatem jeżeli w miejscu, gdzie wpisujemy pracownika, wpiszę imię i nazwisko, i datę urodzenia, błędu nie popełniam. Jeżeli wpiszę imię i nazwisko, i adres zamieszkania, to zastanówcie się Państwo, czy na pewno tej danej osobowej mogliście użyć, czy mogliście ją już przetwarzać na etapie tworzenia umowy o pracę z pracownikiem. Zwracam na to uwagę z tego względu, że obserwuję przy różnych audytach, szkoleniach, rozmowach z kadrowcami, wiele tutaj błędów.
I zapewniam Państwa, że ci z Państwa, którzy przestaną wpisywać ten adres zamieszkania do umowy o pracę, nie będą cierpieli z tego powodu. Nie będą żadnych oczywiście konsekwencji z tego powodu ponosić. A zatem to będzie prawidłowe postępowanie naszych służb kadrowych.