Szkolenia otwarte, Prawo pracy, Dla pracodawców i kadry kierowniczej

Dokumentacja Pracownicza po zmianach w 2019 r.- z uwzględnieniem przepisów dostosowujących Kodeks pracy do RODO

 

  1. Akta osobowe 2019 r.

 

– Kiedy założyć nowe akta osobowe po ponownym zatrudnieniu pracownika do pracy.

– Podział akt osobowych na części A,B,C,D.

– Konieczność umieszczania w części D akt dokumentacji związanej z odpowiedzialnością porządkową pracowników.

– Kiedy podział poszczególnych części akt osobowych na podczęści jest obowiązkowy?

– Konieczność potwierdzania dokumentów w aktach za zgodność – jaka ma być pieczątka, od kiedy to robić ?

– Skierowania na badania lekarskie elementem akt osobowych.

– Które badania profilaktyczne umieszczać, w której części akt osobowych?

– Czy trzeba powkładać do akt skierowania, które pracodawca posiada sprzed 2019 r.?

– Brak oficjalnego wzoru umowy o pracę! – wzór w naszych materiałach!

– Brak wzorów kwestionariuszy osobowych! – wzór w naszych materiałach!

– Konieczność umieszczenia w aktach potwierdzenia zapoznania się z monitoringiem – wzory potwierdzeń w naszych materiałach!

– Kiedy należy obowiązkowo umieścić porozumienie urlopowe w części C akt osobowych?

– Konieczność zabezpieczenia pomieszczeń w których znajdują się akta osobowe – jakie metody?

– Badania lekarskie, szkolenia bhp – oryginały czy kopie do akt osobowych?

– W której części akt umieścić świadectwa pracy i dyplomy doniesione przez pracownika w trakcie zatrudnienia?

– Czy dokumenty należy potwierdzać za zgodność przed umieszczeniem w aktach?

– Czy spis i numeracja może być prowadzony ołówkiem?

– Czy w spisach akt można dokonywać zmian (korektorować)?

– Czy w aktach osobowych może się znajdować akt urodzenia dziecka?

– Zaświadczenie ze szkoleń bhp – oryginały czy kopie w aktach?

 

 

  1. Dokumentacja ze stosunku pracy 2019 r.

 

– Odrębna, szczegółowa dokumentacja z zakresu czasu pracy pracownika – jakby drugie akta?

– Konieczność przechowywania wniosków urlopowych, wniosków o wyjścia prywatne, wniosków o opiekę nad dzieckiem itp. od 2019 r. – przez jaki okres?

– Czy wniosek o urlop, o wyjście prywatne ma być pisemny? – co z programami do samoobsługi pracowniczej ?

 – Czy ustne wnioski urlopowe są jeszcze legalne?

– Brak konieczności umieszczania grafików czasu pracy w dokumentacji pracowniczej – co z nimi robić, jak długo przechowywać?

– Czy listy obecności umieszczać w odrębnej dokumentacji każdego pracownika?

– Czy stare karty ewidencji czasu pracy należy obecnie umieścić w indywidualnej dokumentacji ze stosunku pracy każdego pracownika, czy można to zrobić wyłącznie dla nowych?

– Umieszczanie w odrębnej dla każdego pracownika dokumentacji  wniosków o wyjścia prywatne – co z rejestrami (książkami, zeszytami) wyjść prywatnych?

– Czy dane z zeszytu, książki wyjść prywatnych należy umieścić w indywidualnej dokumentacji pracownika?

– Wnioski o odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych gdzie przechowywać?

– Czy założyć odrębnie dla każdego pracownika teczkę z dokumentacją ze stosunku pracy?

– Czy karty płac, kartoteki przydziału odzieży i obuwia roboczego należy przechowywać odrębnie w dokumentacji pracowniczej?

– Zgody pracowników opiekunów dzieci w dokumentacji ze stosunku pracy – jaka procedura, jak szczegółowy ma być wniosek?

– Od kiedy stosować nowe rozwiązania dla dokumentacji prowadzonej dla obecnych pracowników?

– Konieczność zabezpieczenia pomieszczeń, w których znajduje się dokumentacja pracownicza przed dostępem osób nieupoważnionych – jak to zrobić?

– Kto powinien posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakładzie?

 

  1. Ewidencja czasu pracy od 2019 r.

 

Wymogi nowej karty ewidencji czasu pracy 2019 r. – wzory !!!

– Czy nadal można przechowywać ewidencję czasu pracy w komputerze i jedynie drukować na potrzeby kontroli lub postępowania sądowego?

– Jakie dane mają być obowiązkowo w ewidencji czasu pracy każdego pracownika?

– Czy pracownik wykonujący pracę w stałych godzinach ma mieć wskazywaną godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w ewidencji?

– Dla kogo nie trzeba ewidencjonować godzin pracy?

– Czy przy karmieniu piersią zaznaczać 7 czy 8 godzin w ewidencji?

– Jak ewidencjonować godziny rozpoczynania i kończenia pracy w ruchomych rozkładach czasu pracy?

– Jak zaznaczać czas pracy w podróży służbowej?

– Jak ewidencjonować godziny pracy gdy wyjście prywatne w trakcie dnia?

– Lista obecności a RODO.

– Kto ma obowiązek tworzenia harmonogramów czasu pracy?

– W jakiej formie należy sporządzić harmonogram?

– Czy w grafikach można zaznaczać urlopy, choroby i inne nieobecności pracownika – RODO?

– Kiedy można zmieniać harmonogram w trakcie jego obowiązywania – stanowisko PIP.

– Przechowywanie harmonogramów czasu pracy.

– Harmonogram czasu pracy a rozkład czasu pracy pracownika.

– Czy trzeba tworzyć grafiki dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy?

– Błędy w tworzeniu grafików dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy.

– Jak ma wyglądać dokument wprowadzający ruchome (elastyczne) rozkłady czasu pracy.

– W jakiej formie należy prowadzić ewidencję czasu pracy – czy może być elektroniczna?

– W jakiej formie pracownik ma wnioskować o wyjście osobiste (prywatne)?

– Czy wpis do książki wyjść prywatnych jest wystarczającym potwierdzeniem wyjścia osobistego pracownika?

– Wniosek o odbiór godzin nadliczbowych – jak ma wyglądać i co ma być w nim wpisane?

– Czy porozumienie o nieuzgodnieniu terminu odbioru dnia wolnego za pracę w sobotę jest legalne?

 

  1. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej

 

– Kiery pracownik może zwrócić się o wydanie mu kserokopii akt osobowych lub innej dokumentacji ze stosunku pracy?

– Jak często pracownik może się zwracać o wydanie mu ksera dokumentacji pracowniczej?

– W jakim terminie pracodawca musi wydać kserokopie dokumentacji?

– Czy pracownik może żądać również kserokopii swoich wniosków o urlop sprzed kilku lat?

– Kiedy można uzależnić wydanie kserokopii dokumentacji pracowniczej od wniesienia przez pracownika opłaty?

– W jaki sposób potwierdzić wydanie kserokopii dokumentacji pracowniczej?

– Czy pracownik może wybrać formę (papierową lub elektroniczna) w jakiej żąda wydanie kopii dokumentacji pracowniczej?

 

  1. Zamiany przepisów Kodeksu pracy od 1 stycznia 2019 r.

 

– Brak konieczności przeprowadzania szkoleń okresowych bhp dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.

– Którzy pracownicy są zatrudnieni na stanowiskach administracyjno-biurowych?

– Co to są kategorie ryzyka i gdzie ich szukać?

– Jakie zapisy musi zawierać regulamin pracy by nie szkolić okresowo pracowników adm.-biur.?

– Jakich zapisów unikać w ocenie ryzyka zawodowego dla stanowisk adm.-biur.?

– Możliwość wykonywania zadań służby bhp przez pracodawców zatrudniających do 50 pracowników.

– Zmiana podstawowej formy wypłaty wynagrodzenia na przelew bankowy i związane z tym obowiązki pracodawcy.

– Skrócenie przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat od rozwiązania stosunku pracy.

– Niszczenie dokumentacji pracowniczej – kiedy obowiązkowe, a kiedy dobrowolne?

– Obowiązek kontynuacji tych samych akt osobowych po ponownym zatrudnieniu pracownika – jak w praktyce to zrobić?

– Konieczność wydania dodatkowego dokumentu informacyjnego wraz ze świadectwem pracy  – wzór dokumentu.

– Możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w formie papierowej lub elektronicznej.

– Na jakiej zasadzie przekształcić akta osobowe na formę elektroniczną i czy jest to obowiązkowe?

– Czy można prowadzić akta dla części załogi w formie papierowej, a dla części w formie elektronicznej?

– Czy dla jednego pracownika można prowadzić akta w obu formach jednocześnie?

– Czy można dla jednego pracownika prowadzić akta w formie papierowej a dokumentację ze stosunku pracy w formie elektronicznej?

– Konieczność wydania pracownikowi lub byłemu pracownikowi kopii dokumentacji pracowniczej na jego żądanie  – w jakim terminie i czy za opłatą?

 

  1. Zmiany Kodeksu pracy dostosowujące do RODO w 2019 r.

 

– Kiedy można zbierać CV kandydatów do pracy?

– Jakich danych osobowych można wymagać od kandydatów do pracy w zakładzie?

– Jakie informacje mają być zamieszczone w ogłoszeniu o wolnych stanowiskach pracy?

– Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?

– Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?

– Czy można przechowywać CV w części A akt osobowych pracownika?

– Co zrobić w CV nadesłanymi pocztą lub przez e-mail jeżeli zakład nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowiska pracy?

– Ograniczenie danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę o pracowniku – nowelizacja Kp,

– Konieczność modyfikacji kwestionariuszy osobowych, ofert pracy, informacji o naborach itp.

– Zbieranie od pracowników dodatkowych danych osobowych za zgodą – uwaga na zasady konkretności i jednoznaczności zgody!

– Wzory zgód udzielanych przez pracowników na przetwarzanie danych związanych z: numerem telefonu, zdjęciem na potrzeby identyfikatora, prywatnym adresem email itd.

– Czy świadectwa pracy i dyplomy umieszczać w części A czy B akt osobowych?

– Czy można odbierać od pracownika dane czy jest on niepełnosprawny?

– Jakie dane pracodawca może legalnie zgłosić do ZUS, co wypełniać w ZUS ZUA?

– Co należy usunąć z akt osobowych pracowników i jak postąpić ze spisem i numeracją?

– Jakie dane usunąć z systemów kadrowo-płacowych?

– Jakie dane pracownika można przetwarzać za zgodą?

– Ograniczenie zbierania od pracowników zaświadczeń o niekaralności.

– Zakaz zwolnienia lub ukarania za brak zgody lub jej wycofanie przez pracownika.

– Kiedy pracownik może być zobowiązany do noszenia identyfikatora?

– Kiedy wywieszenie tabliczki z danymi pracownika przed jego pokojem jest legalne?

– Jakie dane pracowników trzeba wyczyścić z systemów kadrowych?

– Czy uzupełniać w świadectwie pracy imiona rodziców pracownika?

– Czy uzupełniać w zaświadczeniu ze szkoleń okresowych bhp miejsce urodzenia pracownika?

– Czy usuwać z akt osobowych kserokopie świadectw pracy i dyplomów pracownika?

– Czy wpisywać w umowie o pracę adres zamieszkania pracownika?

– Czy wpisywać w skierowaniu na badania lekarskie adres zamieszkania pracownika?

– Kiedy umieszczać na skierowaniu na badania lekarskie PESEL pracownika?

– Czy w skierowaniu na badania lekarskie umieszczać informację o niepełnosprawności pracownika?

– Czy w grafikach czasu pracy, listach obecności mogą się znajdować informację o urlopie, chorobie itp. Pracowników?

– Czy można przetwarzać wizerunek pracownika na kserokopii dyplomu?

 

  1. Umowa o pracę – treść zgodna z RODO

 

– Czy wskazanie w umowie o pra ę adresu zamieszkania pracownika jest legalne?

– Jakie wyłącznie dane o pracowniku mogą się znaleźć w treści umowy o pracę?

– Kiedy pracownik musi podpisać umowę o pracę i czy może by ć to już po dniu zawarcia umowy.

– W jaki sposób zawrzeć umowę na odległość?

– Jak prawidłowo sporządzić umowę o pracę pracownika – po likwidacji obowiązującego wzoru?

– Jak prawidłowo określić datę sporządzenia umowy, zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy i jaka ma być data przy podpisie pracownika – czy wszystkie daty są konieczne !!!

– Jak prawidłowo wskazać miejsce wykonywania pracy przez pracownika aby nie narazić się na odpowiedzialność przed PIP?

– Umowa na część etatu – pamiętaj o dodatkowych elementach?

– Kiedy wpisywać obiektywne przyczyny zawarcia umowy i jak to prawidłowo zrobić?

– Jak ma wyglądać zgłoszenie do PIP umowy zawartej z obiektywnymi przyczynami?

– Jak prawidłowo sporządzić umowę na czas określony celem zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – częste błędy w umowach?

– Czy w umowie na zastępstwo ma być wymienione nazwisko osoby zastępowanej i przyczyna jej nieobecności?

– Czy zastępstwo może być na wycinek nieobecności pracownika lub na nie taki sam wymiar czasu pracy lub nie takie samo stanowisko?

– „Aneks” do umowy o pracę – jak prawidłowo sporządzić i co musi być zawarte w treści?                             



CENA ZAWIERA:

SERWIS KAWOWY
LUNCH
MATERIAŁY SZKOLENIOWE
CERTYFIKAT SZKOLENIA
ZIMNE NAPOJE

PROWADZĄCY SZKOLENIE:

Kalina Kaczmarek – Prawnik. Inspektor pracy, wieloletni doświadczony praktyk z zakresu stosowania prawa pracy i ochrony danych w kadrach i działach płac,  specjalista w zakresie nadzoru nad stosowaniem prawa pracy, wieloletni wykładowca.

 

 

 


LOKALIZACJA NA MAPIE:

KARTA SZKOLENIA FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY


Jeżeli jesteś podmiotem zwolnionym z podatku VAT pobierz poniższe oświadczenie:


OŚWIADCZENIE

TERMIN
07.11.2019
GODZINA
9.30-14.30
MIEJSCE
Olsztyn
WMARR
Pl. Gen. J. Bema 3
CENA
Promocja
320 zł + VAT