ZFŚS a dokumentacja pracownicza w 2019 r.- najczęściej popełniane błędy

Obowiązek, cel tworzenia przeznaczenia ZFŚS

• obowiązek tworzenia funduszu –pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników i średni pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników na wniosek związku.
• swoboda wyboru między prowadzeniem funduszu a wypłatą świadczeń urlopowych – pracodawcy do 50 pracowników, zatrudniający poniżej 50 pracowników.
• kto i na jakich warunkach może odstąpić od tworzenia ZFŚS
• udział związków zawodowych i przedstawiciela załogi w sferze zakładowej działalności socjalnej; pracodawca jako administrator środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zakres ingerencji).
• obowiązek zaspokajania potrzeb socjalnych załogi.
• definicja działalności socjalnej pracodawcy i zasady jej finansowania.
• dofinansowanie obiektów socjalnych.
• tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie!

ZFŚS w kontekście przepisów RODO – dokumentacja

• Komisja ZFŚS a przepisy o ochronie danych.
• Dokumentacja ZFŚS a RODO – dane pracownika, dane i PIT małżonka, dzieci, dane z dokumentacji medycznych itp. – nie żądaj za dużo danych od pracownika.
• Sytuacja życiowa osób uprawnionych w świetle znowelizowanych przepisów rozporządzenia unijnego RODO
• prowadzenie działalności socjalnej w świetle unijnego rozporządzenia RODO, z uwzględnieniem zmian w przepisach  obowiązujących od 1 stycznia 2019
• obowiązek informacyjny
• sposoby pozyskiwania przez pracodawcę i potwierdzenia sytuacji materialnej osób uprawnionych
• czy potrzebna jest zgoda członków rodziny na przetwarzanie danych w świetle nowych przepisów
• na podstawie jakich przepisów pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o dochodach członków rodziny
• stanowisko GIODO w sprawie przechowywania dokumentów składanych przez osoby uprawnione
• czy można wypłacić świadczenie bez potwierdzenia przez pracownika sytuacji życiowej?
• program 500+ a badanie sytuacji życiowej
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie!

  Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS

• osoby uprawnione na mocy regulaminu
• osoby na urlopach bezpłatnych , wychowawczych i macierzyńskich
• katalog ustawowy (pracownicy i renciści, członkowie rodzin)
• czy różnicować świadczenia między pracownikami a emerytami
• ZFŚS dla emerytów i rencistów – byłych pracowników

Wysokość odpisów podstawowych na ZFŚS w 2019

• zasady naliczania odpisu i metodyka ustalania przeciętnej  liczby zatrudnionych.
• kiedy istnieje możliwość jego kształtowania,  rezygnacji z tworzenia Funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego
• statystyczne metody przeliczania pracowników na pełne etaty.
• naliczenie i przekazanie I raty odpisów – do końca maja.
• naliczenie i przekazanie II raty odpisów – do końca września.
• korekta środków socjalnych na stan 31 grudnia.
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie

Zasady tworzenia komisji socjalnych oraz tworzenie regulaminu socjalnego.

• udział związków zawodowych i przedstawiciela załogi w sferze zakładowej działalności socjalnej; pracodawca jako administrator środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zakres ingerencji).
• regulamin socjalny (zasady wprowadzenia, elementy składowe).
• komisja socjalna (zasady działania, skład i reprezentacja).
• rozpoznanie potrzeb socjalnych załogi – tworzenie preliminarza socjalnego
• budowanie kryterium socjalnego na potrzeby konkretnego pracodawcy i pod potrzeby personelu
• ustalanie w regulaminie socjalnym osób fakultatywnie uprawnionych do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ZFŚS.
• ustalanie średniego dochodu przypadającego na członka rodziny.
• definicja rodziny w regulaminie socjalnym ZFŚS.
• kryteria stosowane przy przydzielaniu świadczeń (socjalne i ogólny dostęp).
• weryfikacja kryterium socjalnego (ocena sytuacji rodzinnej, materialnej i życiowej uprawnionego).
• dokumentacja przyznanej pomocy.
• ustalanie średniego dochodu przypadającego na członka rodziny.
• ujmowanie w regulaminie ZFŚŚ innych kryteriów socjalnych (liczba dzieci, zdarzenie losowe, długość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego).
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie!

Osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń socjalnych.

• katalog ustawowy (pracownicy, emeryci i renciści, członkowie rodzin).
• osoby uprawnione na mocy regulaminu.
• czy można różnicować świadczenia między pracownikami

Rodzaje świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu wolnych od podatku dochodowego od osób fizycznych.

• nowe limity zwolnień wypłat z ZFŚS  wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby
• świadczenia socjalne jako przychód ze stosunku pracy.
• zasady ogólnego zwolnienia dla ZFŚS o charakterze składkowym i podatkowym.
• ulga podatkowa dla dofinansowania wypoczynku dzieci i młodzieży.
• zwolnienia świadczeń dla emerytów i rencistów.
• ulgi z tytułu zapomóg.
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie !

Rodzaje świadczeń, różnicowanie według kryterium socjalnego

• rodzaje świadczeń przyznawanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz ich różnicowanie według kryterium socjalnego.
• paczki dla dzieci.
• karnety do klubu fitness.
• organizacja wycieczek i imprez zbiorowych, integracyjnych ze środków funduszu.
• pożyczki na cele mieszkaniowe – wzory umów, oprocentowanie, warunki umarzania, potrącanie rat z wynagrodzenia pracownika w kontekście art. 91 Kodeksu pracy, dochodzenie roszczeń przez pracodawcę.
• świadczenia na rzecz emerytów i rencistów.
• dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży.
• świadczenia rzeczowe i bony do supermarketów
• wyjście do kina, teatru, opery
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie !

Rezygnacja z tworzenia funduszu, niższe odpisy

• rezygnacja z tworzenia ZFŚS przez dużych i małych pracodawców oraz zasady obniżania wysokości odpisów na fundusz socjalny.
• zmiana aktów wewnątrzzakładowych (regulaminów , układów zbiorowych pracy).
• rola związków zawodowych.
• informacja dla pracowników przekazywana do końca stycznia.
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie !

  Egzekucja ze świadczeń socjalnych

• Odczytywanie zajęcia innych wierzytelności.
• Pełne czy ograniczone potrącenia.
• Współpraca z organem egzekucyjnym
• najczęściej popełniane błędy w tym zakresie !

Odpowiedzialność karno-wykroczeniowa związana z działalnością socjalną

• odpowiedzialność związana z działalnością socjalną (analiza przypadków)
• orzecznictwo sądowe dotyczące ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych