Dokumentacja pracownicza od A do Z po zmianach Kodeksu pracy w 2023 r. – kompletny zestaw wzorów dokumentów dla uczestników szkolenia wraz z omówieniem !!!

30.05.2023- SZKOLENIE HYBRYDPOWE ŁĄCZENIE Z SALI SZKOLENIOWEJ Z HOTELU

Szkolenie online – szkolenie na żywo, bez konieczności spotykania się. Uczestnicy w czasie rzeczywistym widzą i słyszą wykładowcę oraz omawianą prezentację w trakcie wykładu. Można na żywo zadawać pytania przez mikrofon lub na czacie. Wystarczy posiadać komputer z dostępem do Internetu oraz mikrofon .

PROGRAM SZKOLENIA

1.Umowa o pracę po zmianach w 2023 – treść zgodna z RODO, terminy, wymogi.

• Kiedy kandydat staje się pracownikiem – czy w dniu podpisania umowy, czy w dniu rozpoczęcia pracy?
• Kiedy pracownik musi podpisać umowę o pracę i czy może być to już po dniu zawarcia umowy.
• Jak prawidłowo określić datę sporządzenia umowy, zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy i jaka ma być data przy podpisie pracownika – czy wszystkie daty są konieczne !!!
• Jak prawidłowo wskazać składniki wynagrodzenie w umowie o pracę?
• Jak prawidłowo wskazać miejsce lub miejsca wykonywania pracy przez pracownika aby nie narazić się na odpowiedzialność przed PIP – uwaga na zmiany w 2023 r.?
• Umowa na część etatu – pamiętaj o dodatkowych elementach?
• Kiedy wpisywać obiektywne przyczyny zawarcia umowy i jak to prawidłowo zrobić?
• Jak ma wyglądać zgłoszenie do PIP umowy zawartej z obiektywnymi przyczynami?
• Jak prawidłowo sporządzić umowę na czas określony celem zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – częste błędy w umowach?

Dla uczestników szkolenia, wzory: kwestionariusz osobowy 2023, umowa o pracę po zmianach 2023, umowa o pracę na okres próbny po zmianach 2023, umowa o pracę na zastępstwo 2023, klauzuli informacyjnej RODO przy przyjęciu do pracy 2023.

Wzór dla uczestników szkolenia – zapisy w umowie na zastępstwo zgodne z przepisami i RODO.

• Czy w umowie na zastępstwo ma być wymienione nazwisko osoby zastępowanej i przyczyna jej nieobecności?
• Czy zastępstwo może być na wycinek nieobecności pracownika lub na nie taki sam wymiar czasu pracy lub nie takie samo stanowisko?
• „Aneks” do umowy o pracę – jak prawidłowo sporządzić i co musi być zawarte w treści?

Wzór dla uczestników szkolenia – porozumienia zmieniającego do umowy o pracę 2023.

Wzór dla uczestników szkolenia – bezpieczne dla pracodawcy rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron  2023.

2. Nowa informacja z art. 29 § 3 Kodeksu pracy 2023 r.

• Znaczne rozszerzenie informacji dla pracownika z art. 29 § 3 Kp.

Wzory dla uczestników szkolenia:

Informacji z art. 29 § 3 gdy w zakładzie obowiązuje regulamin pracy 2023.

Informacji z art. 29 § 3 gdy w zakładzie nie obowiązuje regulamin pracy 2023.

Konkretnych zapisów w informacji z 29 § 3 w zależności od warunków zatrudnienia pracownika, jego norm, wymiaru czasu pracy itp.

 3. Badania lekarskie, szkolenia bhp w 2023 r.

• Skierowanie na wstępne badania lekarskie – jak wypełnić zgodnie z RODO?
• Czy w skierowaniu na wstępne badania można umieścić PESEL i adres zamieszkania kandydata do pracy?
• Kto kieruje stażystę na wstępne badania lekarskie i jak wypełnić skierowanie stażysty?
• Rola kadr i służby bhp w wypełnianiu skierowań na profilaktyczne badania pracowników.
• Kto odpowiada w zakładzie za prawidłowość skierowań na badania!!!?
• Czy skierowanie na badania musi być przechowywane w aktach osobowych pracownika?
• Orzeczenie lekarskie – czego wymagać od lekarza medycyny pracy?
• Jak traktować zakaz wykonywania niektórych prac przez parownika wskazany w orzeczeniu lekarskim?
• Kiedy badania lekarskie i szkolenia bhp trzeba powtórzyć chociaż nie upłyną jeszcze okres ich ważności?
• Czy pracownik prowadzący pojazd służbowy ma mieć badania psychotechniczne?
• Co zrobić gdy w skierowaniu na badania nie wskazano prowadzenia samochodu służbowego lub prywatnego, a pracownik ma być wydelegowany w podróż służbową?
• Ryczałt za używanie własnego samochodu – czy konieczne są badania psychotechniczne?

Wzór dla uczestników szkolenia – nowe skierowanie na badania lekarskie 2023.

• Szkolenia bhp wstępne – na co musi zwrócić uwagę kadrowiec wpinając kartę szkolenia do akt osobowych?
• Karta szkolenie wstępnego bhp  – jak ma być wypełniona i na co zwrócić szczególną uwagę?

Wzór dla uczestników szkolenia – karty szkolenia wstępnego 2023.

• Zaświadczenie ze szkolenia okresowego bhp – liczne błędy i poważne konsekwencje?

Wór dla uczestników szkolenia – zaświadczenia ze szkolenia okresowego bhp 2023.

4. Akta osobowe po zmianach work-life balance 2023 r.

• Kiedy należy założyć nowe akta osobowe po ponownym zatrudnieniu pracownika w związku ze skróceniem okresu ich przechowywania ?
• Czy nowe akta osobowe można założyć w starej teczce – wzory akt na szkoleniu.
• W której części akt osobowych umieszczać ksera dyplomów i świadectw pracy by nie narazić się na odpowiedzialność RODO?

Wzory dla uczestników szkolenia:

Zestawienia dokumentów dostarczonych przez pracownika zamiast kser dyplomów i świadectw pracy –  2023.

Oświadczenia o zapoznaniu pracownika z dokumentacja wewnątrzzakładową 2023.

Oświadczenia o zapoznaniu pracownika z monitoringiem 2023.

• Badania lekarskie, szkolenia bhp – oryginały czy kopie do akt osobowych?
• W której części akt umieścić świadectwa pracy i dyplomy doniesione przez pracownika w trakcie zatrudnienia?

 Wzór dla uczestników szkolenia – zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych np. nr telefonu, wizerunku itp. 2023.

• Żądanie zmiany umowy na czas nieokreślony po 6 miesięcznej pracy na czas określony – jak uzasadnić brak zgody pracodawcy – przykładowe uzasadnienia dla uczestników szkolenia.
• Żądanie elastycznej organizacji pracy dla pracowników opiekujących się dziećmi, pracownic w ciąży itp. – jak uzasadnić brak zgody pracodawcy – przykładowe uzasadnienia dla uczestników szkolenia.

Wzory dla uczestników szkolenia:

wniosku o wolne z tytułu siły wyższej 2023.

wniosku o urlop opiekuńczy 2023.

• Nowa informacja o możliwości awansu dla pracownika.

Wzór dla uczestników szkolenia – potwierdzenie poinformowania pracownika o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, wolnych stanowiskach pracy i możliwości awansu 2023.

• Uprawnienia dla rodziców dzieci do lat 4 wydłużone do 8 roku życia dziecka – konieczność zebrania nowych oświadczeń rodzicielskich.

Wzór – informacji rodzicielskiej dziecka do 8 roku życia 2023.

• W której części akt umieścić porozumienie urlopowe o wykorzystaniu urlopu podczas trwania kolejnej umowy i czy jest ono obowiązkowe w formie pisemnej?

Wzór – porozumienia urlopowego 2023.

• Co zrobić ze spisem w części D akt osobowych gdy usunięto karę porządkową pracownika z akt?
• Czy zakładać nowe akta przy ponownym zatrudnieniu pracownika po przerwie – częste błędy ?
• Nowa cześć E akt osobowych na dokumenty z kontroli trzeźwości 2023 r. – czy wszyscy musza ja zakładać?

Wzór – protokołu z kontroli trzeźwości 2023.

• Jaki oryginały mają się znajdować w aktach osobowych?
• Które dokumenty należy potwierdzać za zgodność przed umieszczeniem w aktach?
• Spisy, numeracja i chronologia dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych – jak to interpretować?
• Czy spis i numeracja może być prowadzony ołówkiem?
• Czy w spisach akt można dokonywać zmian (wprowadzać korekty)?
• Jak prawidłowo usunąć z akt osobowych protokół z kontroli trzeźwości?

Wzór – oświadczenia o zapoznaniu pracownika z kontrola trzeźwości 2023.

5. Dokumentacja z czasu pracy w 2023 r.

• Lista obecności, ewidencja casu pracy  – jak zaznaczać pracę zdalną?
• Kto ma obowiązek tworzenia harmonogramów czasu pracy?
• Czy w grafikach można zaznaczać urlopy, choroby i inne nieobecności pracownika – RODO?
• Kiedy można zmieniać harmonogram w trakcie jego obowiązywania – stanowiskom MRPiPS i PIP.
• Przechowywanie harmonogramów czasu pracy.
• Harmonogram czasu pracy a rozkład czasu pracy pracownika.
• Czy trzeba tworzyć grafiki dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy?
• Błędy w tworzeniu grafików dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy.
• Jak ma wyglądać dokument wprowadzający ruchome (elastyczne) rozkłady czasu pracy – wzór.
• W jakiej formie należy prowadzić ewidencję czasu pracy – czy może być elektroniczna?
• Czy w ewidencji muszą być zaznaczane godziny „od” „do”, w których pracownik wykonywał pracę?
• W jakiej formie pracownik ma wnioskować o wyjście osobiste (prywatne)? – czy można wnioskować na jednej kartce wielokrotnie?
• Czy wpis do książki wyjść prywatnych jest wystarczającym potwierdzeniem wyjścia osobistego pracownika?

Wzór – wniosek o wyjście prywatne 2023.

• Wniosek o odbiór godzin nadliczbowych – jak ma wyglądać i co ma być w nim wpisane?
• Czy porozumienie o nieuzgodnieniu terminu odbioru dnia wolnego za pracę w sobotę jest legalne?

Wzór –  o odbiór dnia wolnego za pracę w sobotę 2023.

• Kto powinien sporządzać i kto odpowiada za ewidencję czasu pracy.

Wzór – ewidencji czasu pracy po zmianach 2023.

6. Praca zdalna – nowe przepisy w Kodeksie pracy 2023

• Czy każdy pracodawca musi uregulować w regulaminie pracy pracę zdalną?
• Co zrobić z dotychczasowymi regulaminami pracy zdalnej, zarządzeniami wewnętrznymi w tym zakresie, regulaminami telepracy itp?
• Czy pracodawca dopuszczający pracę zdalną musi się na nią zgodzić pracownikowi?
• Czy pracodawca może na tych samych stanowiskach pracy wyrazić zgodę na pracę zdalna tylko części pracowników – czy to dyskryminacja?
• Żądanie pracy zdalnej przez pracownicę w ciąży, pracowników opiekujących się dziećmi, pracownika opiekującego się niepełnosprawnym dzieckiem lub dorosłym członkiem gospodarstwa domowego – jak uzasadnić brak zgody pracodawcy – przykładowe uzasadnienia dla uczestników szkolenia.
• Okazjonalna praca zdalna – a może wystarczy te 24 dni w roku?

Wzór – wniosku o pracę zdalną w tym o okazjonalna pracę zdalną 2023.

Wzór – oświadczeń pracownika w związku z praca zdalną  2023.

7. Świadectwo pracy w 2023 r.

• Nowe świadectwo pracy 2023 r. Wzór – świadectwa pracy 2023 z przykładowymi zapisami.
• Jak prawidłowo wypełnić poszczególne punkty świadectwa pracy?
• Tryb uzupełniania i  prostowania świadectwa pracy.
• Uwaga na brak podstawy prawnej do odpisów, duplikatów świadectwa pracy!
• Czy pracodawca zawsze musi wydać odpis świadectwa pracy na żądanie pracownika?
• Wydawanie świadectw pracy – kiedy wydać by nie popełnić wykroczenia?
• Najczęstsze błędy w treści świadectwa pracy.
• Jak prawidłowo wskazać w świadectwie wykorzystany urlop wypoczynkowi i ten, za który wypłacono ekwiwalent pieniężny?
• Czy w świadectwie można zapisać, że zawarto porozumienie o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnego zatrudnienia?
• Co zrobić gdy w wydanym świadectwie pracy jest istotny błąd, a pracownik nie złożył wniosku o sprostowanie świadectwa?

Wzór – informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej 2023.

Powyższy temat oraz każdy inny realizujemy również jako szkolenie wewnętrzne tylko dla konkretnej firmy/instytucji.