Jak ustalić koszty pracy zdalnej? Wyjaśnia Aleksander Kuźniar

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza wiele zmian, na które muszą przygotować się zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Jedną z nich jest uregulowanie pracy zdalnej oraz zasad związanych z jej rozliczeniem. Jak ustalić zwrot kosztów pracy zdalnej? Otóż w związku z nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej pojawiło się wiele praktycznych problemów związanych z jej obowiązkowym rozliczeniem.

Czym są koszty pracy zdalnej

Ustawodawca w nowelizacji Kodeksu pracy wskazał, że pracodawca jest po pierwsze zobowiązany do tego, aby zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do jej wykonywania. W sytuacji wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym także urządzeń koniecznych do jej wykonywania, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tego tytułu. Dodatkowo ustawodawca przewiduje w stosunku do pracownika, który wykonuje pracę w formie zdalnej obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu oraz konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub obowiązek pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją oraz konserwacją narzędzi pracy, a także kosztów energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy w trybie zdalnym. Ponadto pracodawca może zdecydować się na pokrycie pracownikowi innych kosztów powiązanych przykładowo z energią cieplną, czy ze zwiększonym zużyciem wody, które pracownik ponosi w związku z tym, że wykonuje pracę w formie zdalnej.

Ryczałt za pracę zdalną

Obowiązek zwrotu kosztów pracy zdalnej bądź wypłaty ekwiwalentu pieniężnego może być zastąpiony przez wypłatę pracownikowi ryczałtu za prace zdalną, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom poniesionym przez pracownika w związku z pracą zdalną, a więc kosztom, które mogą zostać w pewien sposób uśrednione. Pamiętajcie Państwo, że wszystkie te należności – koszty, ekwiwalent bądź ryczałt za prace zdalną, czyli połączenie tych kosztów z ekwiwalentem – nie może się dokonywać w sposób ad hoc, to znaczy doraźnie i bez odpowiedniego przygotowania. Pracodawca musi mieć jakąś podkładkę, która wyjaśni, na jakiej podstawie wyliczyliśmy określone koszty, ekwiwalent, czy łączny ryczałt, który jest pracownikowi zwracany. Nie może się to odbywać w taki sposób, że pracodawca przyjmie w regulaminie przykładowo kwotę w wysokości 50 złotych, która będzie miesięcznie zwracana pracownikowi.

Jak ustalić ryczałt za pracę zdalną pracownikowi

Do zgodnego z ustawą wyliczenia zwrotu kosztów pracy zdalnej jest potrzebne przyjęcie odpowiedniej kalkulacji kosztów. Ustawodawca wskazuje, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu za pracę zdalną bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Dodatkowo należy także wziąć pod uwagę inne czynniki np. system pracy hybrydowej lub okres przebywania na zwolnieniu lekarskim.

Konsekwencje braku kalkulacji kosztów pracy zdalnej

Na szkoleniach związanych z pracą zdalną, w których cały dzień skupiamy się tylko na pracy zdalnej, przedstawiam Państwu taką kalkulację kosztów i zwracam uwagę na jej istotne znaczenie. Należy pamiętać, że zwrot kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu pieniężnego lub wypłata ryczałtu pracownikowi jest wartością zwolnioną z obciążeń publicznoprawnych. Przyjęcie odpowiedniej kalkulacji kosztów jest potrzebne w sytuacji, w której urząd skarbowy przyjdzie do pracodawcy na kontrolę i stwierdzi, że pracodawca przesadził, zawyżając koszty pracy zdalnej i orzeknie jednocześnie o konieczności zaliczenia do przychodu pracownika części lub całości tych kosztów. Z drugiej strony w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, może ona stwierdzić, że my, jako pracodawcy zaniżyliśmy pewne koszty, czy ekwiwalent, a zatem że postąpiliśmy na niekorzyść naszego pracownika.

Taka kalkulacja i oszacowanie kosztów na podstawie przyjętych norm musi się zawsze odbyć, a kwota, którą jako pracodawcy przyjęliśmy do zwrotu, nie może być nie wiadomo skąd wzięta. Musimy, jako pracodawcy dokonać kalkulacji zużycia energii elektrycznej związanej z używaniem komputera przez pracownika, czy zużycia energii elektrycznej związanej z oświetleniem jego stanowiska pracy światłem sztucznym, odwołując się do określonych norm. Taka norma nakazuje przykładowo zapewnienie pracownikowi 500 luksów na metr kwadratowy powierzchni tego oświetlenia. W takiej sytuacji musimy przeliczyć, jaką żarówkę musimy pracownikowi teoretycznie w jego domu zapewnić oraz ile zużywa ona energii elektrycznej, tak, aby dokonać w prawidłowy sposób zwrotu podwyższonych kosztów energii elektrycznej. Kalkulacja kosztów związanych z pracą zdalną musi być w pierwszej kolejności dokonana, tak żeby w sposób prawidłowy ustalić wysokość kosztów, ekwiwalentu czy ryczałt z tytułu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, a tym samym zwrot kosztów pracy zdalnej.