Przeglądając oferty pracy możemy natrafić na propozycję zawarcia umowy na zastępstwo. Taka umowa jest specyficznym rodzajem umowy zawartej na czas określony posiada jednak pewne niepowtarzalne elementy, które odróżniają ją od innych umów unormowanych w Kodeksie pracy. Warto przeanalizować treści, które powinny być zawarte w umowie na zastępstwo zwłaszcza w kontekście obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Umowa na zastępstwo a kodeks pracy

Umowa na zastępstwo jest formą umowy o pracę na czas określony, zawieraną z powodu konieczności zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, spowodowanej np. korzystaniem z urlopu rodzicielskiego. Jest to, więc umowa terminowa, której ramy czasowe wyznacza okres nieobecności zastępowanego pracownika. Pracownikowi na zastępstwo przysługują wszystkie uprawnienia pracownicze, takie jak np. prawo do urlopu. Umowa na zastępstwo może być poprzedzona umową na okres próbny i jak każda umowa terminowa ulega rozwiązaniu z upływem okresu, a w tym przypadku przyczyny, dla której została zawarta. Może być również rozwiązana bez wypowiedzenia z winy pracodawcy lub pracownika, w trybie dyscyplinarnym. W treści umowy na zastępstwo powinny znaleźć się wszystkie elementy wymienione w art. 29 Kodeksu pracy, takie jak określenie stron umowy, rodzaj umowy, data jej zawarcia, warunki pracy i płacy, rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, informacja o wynagrodzeniu, a także wymiar czasu pracy oraz termin jej rozpoczęcia.

Oprócz obligatoryjnych elementów umowy wynikających z przepisów kodeksowych, należy również wskazać na to, że jest to umowa zawierana w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a także określić rodzaj pracy i stanowisko oraz przewidywany okres nieobecności zastępowanego pracownika. Warto pamiętać, że istotną różnicą w zakresie umowy na zastępstwo jest dopuszczalność jej kilkukrotnego zawierania, bez zastosowania zasady o przekształceniu trzeciej umowy terminowej w umowę zawartą na czas nieokreślony.

Imię i nazwisko pracownika zastępowanego w umowie na zastępstwo

W kontekście określenia stron umowy na zastępstwo może pojawić się pytanie, czy imię i nazwisko pracownika zastępowanego może znaleźć się w treści samej umowy? Odpowiedź brzmi: tak. Wynika to z faktu, że my, jako pracodawcy zawieramy umowę na czas określony celem zastępstwa w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika i określamy okres, na jaki ma być zawarta umowa na zastępstwo. Wskazujemy w treści umowy, że jest ona zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika zastępowanego. Jeżeli jest to osoba zatrudniona na określonym stanowisku, które ma wymiar jedyny i niepowtarzalny w naszym zakładzie pracy, to posługujemy się tym stanowiskiem, poprzez umieszczenie w treści umowy informacji o tym, że jest ona zawierana na przykład na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy głównego księgowego. Taki sposób jest jak najbardziej prawidłowy. Jeżeli posiadamy jakieś numery pracownicze, które są nadawane wewnętrznie w naszej organizacji, możemy posłużyć się zapisem: na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika o numerze pracowniczym i wskazać konkretny numer. W sytuacji, jeżeli stanowisko pracy określone w umowie na zastępstwo należy do większej grupy stanowisk o identycznej nazwie oraz nie mamy nadanych żadnych numerów pracowniczych, możemy się posłużyć imieniem i nazwiskiem zastępowanego pracownika. W takim przypadku możemy w treści umowy umieścić zapis: na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy Marii Kowalskiej.

RODO a imię i nazwisko pracownika na zastępstwo

Takie zapisy nie będą sprzeczne z przepisami o ochronie danych osobowych. Wynika to z faktu, że imię i nazwisko danego pracownika wśród pozostałych pracowników zakładu jest traktowane, jako dobro zakładu pracy. Nie ma tym samym zastosowania ochrona danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska, jeżeli dane te są przetwarzane wewnątrz organizacji, którą jest w tym przypadku zakład pracy. Dane obejmujące imię i nazwisko są chronione na zewnątrz, tym samym taki zapis może być uznany za prawidłową treść zawartą w umowie na czas określony celem zastępstwa nieobecnego pracownika.